Memahami Konsep Produktivitas dan Bagaimana Perusahaan Bisa Mengukur dan Meningkatkannya

Pengembangan Organisasi
25 Sep 2023

Produktivitas adalah salah satu masalah yang umum terjadi di tempat kerja. Tidak jarang kamu menemukan masalah yang terjadi dalam diri karyawan berkaitan erat dengan penurunan produktivitas selama bekerja. Produktivitas memang menjadi masalah pribadi karyawan, tetapi tidak ada salahnya kamu sebagai Human Resources (HR) turun tangan dalam meningkatkan salah satu indikator keberhasilan perusahaan ini. 

Yuk, kita pahami bersama mengenai konsep produktivitas dan cara mengukur serta meningkatkannya!

Memahami Konsep Produktivitas

Pada dasarnya, produktivitas adalah seberapa mampu perusahaan dalam menghasilkan sesuatu yang diinginkan, tetapi menggunakan cara yang cerdas dan sumber daya secara efisien. Istilah produktivitas mempunyai makna yang mirip dengan daya produksi dan keproduktifan dan digunakan untuk mengecek seberapa canggih suatu pabrik, mesin, perusahaan, atau bahkan karyawan dalam mengubah bahan mentah menjadi hasil akhir yang diinginkan.

Dalam konteks karyawan, produktivitas karyawan atau employee productivity adalah cara mengukur kuantitas pekerjaan yang bisa dikerjakan oleh seorang karyawan dalam waktu tertentu, baik secara individu maupun per anggota kelompoknya. 

Nah, kalau mau mengukur sesuatu, pasti ada standar dan jangka waktunya, kan? Produktivitas karyawan bisa diukur dengan bisa menghitung rata-rata (average) dari hasil pekerjaan seluruh karyawan yang mengerjakan pekerjaan yang sama. 

Perlu diingat kalau tingginya produktivitas saja belum tentu menggambarkan kesuksesan karyawan dalam bekerja. Kamu juga harus memasukkan unsur efektivitas dan kualitas ke dalam penghitungannya untuk mencari tahu karyawan dengan performa terbaik. Intinya, produktivitas tinggi itu tidak cuma soal jumlah tugas yang banyak, tetapi juga soal hasil yang bagus dan efektif.

Faktor-Faktor yang Memengaruhi Produktivitas Karyawan

Ketika ditanya faktor yang memengaruhi produktivitas karyawan, tidak sedikit yang menjawab bahwa motivasi merupakan salah satunya. Faktanya, ada juga faktor eksternal memainkan peranan besar dalam memengaruhi produktivitas karyawan. Apa saja faktor eksternal tersebut?

1. Lingkungan Kerja

Lingkungan kerja bisa memengaruhi semangat dan kinerja karyawan secara keseluruhan. Kalau perusahaan memberikan lingkungan kerja yang suportif, karyawan pun jadi produktif. Lingkungan kerja yang baik tidak hanya berbicara tentang perabotan dan fasilitas seperti pencahayaan, ventilasi, furnitur, dan peralatan kantor. Kamu juga harus memastikan suasana kerja yang nyaman dan mempromosikan nilai positif biar karyawan lebih produktif dalam bekerja.

2. Proses

Proses merupakan faktor penting dalam meningkatkan produktivitas karyawan. Kamu perlu menetapkan proses yang jelas supaya karyawan bisa melakukan langkah yang tepat dan sistematis dalam mengerjakan tugasnya. Tentunya, proses yang bagus tidak terjadi sekali saja, tetapi melalui berbagai percobaan dan pengujian berulang kali. Untuk menunjang proses kerja, gunakan tools manajemen kerja supaya karyawan jadi lebih produktif.

3. Tujuan

Karyawan tentu menginginkan tujuan yang jelas selama menyelesaikan pekerjaannya. Kamu harus memberitahukan tujuan dan target supaya karyawan lebih fokus dalam mencapainya. Tujuan yang jelas juga mengarahkan energi mereka supaya bisa mengerjakan tugas-tugasnya dengan? produktif.

4. Kesehatan Karyawan

Kesehatan mental dan fisik karyawan adalah kunci dari produktivitas karyawan. Karyawan yang sehat dan bahagia mempunyai sumber daya fisik dan mental dalam bekerja. Alhasil, mereka pun lebih fokus dan tidak terdorong untuk menunda-nunda pekerjaan. Lain halnya kalau karyawan lagi sakit atau stres. Mereka bisa saja bekerja, tetapi membutuhkan usaha ekstra dan waktu lebih lama sehingga berpengaruh ke produktivitas kerjanya.

5. Pelatihan

Pelatihan juga memainkan peran penting dalam memengaruhi produktivitas kerja. Karyawan yang terlatih agar siap bekerja tentunya makin produktif dalam bekerja. Mereka juga memahami tujuan dan cara kerjanya sehingga mampu menghasilkan kinerja yang tinggi.

Cara Mengukur Produktivitas Karyawan

Produktivitas adalah elemen penting yang harus diukur agar kamu bisa menemukan bahan evaluasinya. Bagaimana cara mengukurnya? Kamu bisa memilih salah satu dari lima cara di bawah ini!

1. Kuantitatif

Metode penghitungan ini dilakukan secara numerik dan lebih cocok untuk bagian seperti pengepakan barang, distribusi barang, dan produksi. Manajer bisa liat hasil produktivitas karyawan lewat perhitungan standar produksi atau distribusi sesuai dengan target berlaku di perusahaan.

2. Kualitatif

Berbeda dengan kuantitatif, metode kualitatif lebih subjektif karena diukur melalui soalnya analisis dan penilaian. Misalnya, jumlah kesalahan per output atau jumlah keluhan dari pelanggan per minggu. Metode ini ideal digunakan pada pekerjaan yang membutuhkan analisis dan ketepatan seperti perawatan, maintenance, atau quality control.

3. Produktivitas Penjualan

Metode ini biasanya digunakan buat karyawan di bidang penjualan (sales). Pengukurannya dilakukan berdasarkan angka penjualan yang mereka hasilkan. Target penjualan biasanya menjadi patokan dalam penghitungan ini, tetapi kamu juga bisa menggunakan jumlah penjualan dalam periode tertentu, jumlah konsumen baru, atau biaya per konsumen baru.

4. Target Manajemen

Cara ini sama seperti mengukur produktivitas penjualan, tetapi lebih kompleks karena memerlukan strategi dan perencanaan jangka panjang. Misalnya, mengecilkan biaya sebesar 15% sebelum waktu tertentu, ekspansi bisnis ke daerah tertentu, atau menaikkan kontribusi pendapatan dari bisnis tertentu jadi 10% dari 25%. Metode ini berlaku buat semua jenis pekerjaan dan tidak hanya penjualan.

5. Menghitung Profitabilitas

Naiknya angka penjualan belum tentu berarti naiknya keuntungan. Pasalnya, biaya operasional juga mengalami kenaikan dari waktu ke waktu. Kamu perlu mengukur seberapa banyak hasil yang bisa dicapai hanya dengan biaya yang minimal. Penilaian bisa meliputi margin keuntungan, biaya per karyawan, dan rasio pendapatan dengan biaya.

Cara Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Apa pun hasil pengukuran produktivitas yang dihasilkan, kamu bertanggung jawab untuk meningkatkannya. Ada lima cara yang bisa kamu gunakan dalam meningkatkan produktivitas karyawan, yaitu:

1. Berikan Fasilitas dan Tools Penunjang Kerja

Karyawan membutuhkan fasilitas dan tools yang tepat supaya mereka bisa bekerja dengan produktif. Contohnya, kursi kantor yang ergonomis dan tools digital untuk manajemen waktu mereka. Manfaatkan teknologi yang ada dan pilihlah software dan tools terbaik untuk membantu pekerjaan karyawan.

2. Tentukan Tujuan yang Jelas

Agar bisa mengetahui cara menaikkan produktivitas karyawan, kamu perlu tahu tujuan dari setiap manajemen di perusahaanmu. Buatlah tujuan yang jelas supaya karyawan lebih fokus dan pastikan mereka bekerja ke arah yang benar dalam mencapai tujuan tersebut. Tujuan juga membuat karyawan merasa terlibat karena mereka bisa mengetahui tanggung jawabnya serta meningkatkan kepercayaan diri mereka.

3. Hindari Mikromanajemen

Mikromanajemen hanya membuat kinerja karyawan tidak maksimal. Malahan, karyawan yang terus-menerus melakukan mikromanajemen berujung menjadi kurang bersemangat. Berbicaralah karyawanmu mendelegasikan tugas yang harus diselesaikan kepada rekan kerja yang kompeten dalam mengerjakannya. Mikromanajemen tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga meningkatkan kerja sama serta mengembangkan skill yang ada di dalam diri mereka.

4. Berikan Pelatihan

Pelatihan membantu karyawan untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuannya biar mereka bisa menyelesaikan tugas dengan produktif. Adakan pelatihan yang berkaitan langsung dengan tugas harian atau soft skills. Tawarkan juga berbagai metode pelatihan yang berbeda agar setiap karyawan bisa mengikuti program yang sesuai dengan gaya belajarnya.

5. Rekrut Orang yang Pas

Strategi terbaik yang sering diabaikan dalam meningkatkan produktivitas adalah merekrut orang yang bisa diandalkan. Ya, produktivitas perlu dimulai sejak awal ketika kamu mempekerjakan talenta sesuai dengan job description dan skill yang mereka miliki. Setelah perekrutan, adakan juga proses onboarding yang efektif supaya mereka bisa cepat beradaptasi di perusahaan.

Sedang bingung mencari talenta yang tepat untukmu? Tidak perlu karena kamu bisa menggunakan jasa alihdaya dari RecruitFirst. Kami adalah perusahaan outsourcing yang siap membantu kamu dalam merekrut talenta terbaik untuk perusahaanmu! RecruitFirst juga selektif dalam memilih talenta dengan mengadakan dua kali interview sebelum di-handover ke perusahaan kamu! Hubungi kami di sini dan sampaikan kriteria talenta impianmu bersama RecruitFirst!

Author

Debby Lim

As the practice leader of RecruitFirst Indonesia, Debby brings to the table over 13 years of industry experience.