Pentingnya Analisis Beban Kerja dan Cara Melakukannya

Perusahaan perlu mempertimbangkan beban kerja yang ditanggung oleh karyawan di perusahaan dengan cara menerapkan analisis beban kerja atau workload analysis. Hal ini dilakukan agar beban kerja yang diberikan perusahaan kepada karyawan tidak terlalu banyak atau tidak terlalu sedikit.

Pasalnya, jika beban kerja karyawan terlalu banyak akan membuat mereka sering mengambil jam lembur. Di sisi lain, jika mereka punya beban kerja yang terlalu sedikit, maka akan berdampak pada inefisiensi biaya tenaga kerja yang dikeluarkan.

Mungkin kamu masih bingung mengenai cara menerapkan analisis beban kerja yang tepat supaya hasilnya objektif dan bisa menjadi bahan keputusan yang baik. Jangan khawatir, RecruitFirst akan mengupas tuntas tentang analisis beban kerja dalam artikel ini. Yuk, simak!

Pengertian Analisis Beban Kerja

Analisis beban kerja atau Workload Analysis (WLA) adalah cara yang dilakukan untuk menghitung tugas dan tanggung jawab setiap talenta dengan terstruktur. Dari hasil WLA, kamu bisa mengetahui seberapa banyak pekerjaan yang harus ditangani oleh masing-masing karyawan, baik kegiatan operasional maupun kegiatan non-operasional dan penunjang.

Selain itu, analisis beban kerja juga bisa diartikan sebagai metode menentukan waktu, upaya, dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Oleh karena itu, analisis ini merupakan bagian penting dari proses perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) yang rutin dilakukan oleh perusahaan.

Faktor yang Perlu diperhatikan dalam Analisis Beban Kerja

Nah, ada beberapa faktor yang diperhatikan ketika melakukan perhitungan beban kerja talenta. Salah satunya adalah posisi dan jabatan yang dimiliki oleh talenta tersebut di perusahaan. Setiap posisi dan jabatan memiliki tanggung jawab yang berbeda sehingga kamu perlu menghitungnya dengan cermat.

Melalui analisis beban kerja, perusahaan bisa mengetahui durasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu serta jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu tugas. Perusahaan pun bisa mencapai target bisnisnya dengan lebih efektif dengan analisis beban kerja.

Jadi, analisis beban kerja sangat penting dalam mengatur tugas dan tanggung jawab talenta biar mereka bisa bekerja secara efisien dan efektif. Perusahaan dapat mencapai produktivitas yang lebih baik dan mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih sukses jika talentanya bekerja dengan beban kerja yang sesuai.

Baca Juga: Indikator Produktivitas Kerja dan Cara Mengukurnya

Alasan Perusahaan Harus Melakukan Analisis Beban Kerja

Pertanyaannya, mengapa perusahaan perlu melakukan analisis beban kerja? Apa yang bisa didapatkan dari analisis ini? Lihat poin-poin di bawah ini untuk mengetahui jawabannya:

• Kamu bisa menentukan jumlah standar tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.
• Data hasil analisis dapat dipertimbangkan saat mengambil keputusan terkait penambahan, pengurangan, perubahan, atau promosi talenta di suatu divisi perusahaan.
• Menentukan perkembangan jalur karier talenta karena perusahaan dapat menetapkan standar jumlah tenaga kerja dan strukturnya.
• Berguna untuk membuat SOP (Standard Operational Procedures) terkait aktivitas kerja, tugas, dan juga posisi di perusahaan.
• Menentukan standar waktu yang ideal atau batas waktu untuk berbagai tugas.
• Memberikan bantuan yang lebih baik dalam proses penilaian kinerja karyawan. Manfaat ini hadir karena analisis beban kerja membantu perusahaan dalam melakukan studi seperti durasi waktu yang dibutuhkan karyawan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan.
• Mengukur kebutuhan karyawan yang lebih efektif.

Baca Juga: Tidak Hanya Meningkatkan Produktivitas, Temukan 8 Manfaat Pengembangan SDM bagi Bisnis Kamu

Aspek yang Harus Diperhatikan dalam Analisis Beban Kerja

Sebelum menerapkan analisis beban kerja, kamu harus mengetahui beberapa aspek yang perlu diperhatikan di dalamnya. Apa saja? Begini penjelasan lengkapnya!

1. Standar Waktu Kerja

Standar waktu kerja adalah jumlah waktu ideal atau wajar yang digunakan secara efektif oleh talenta dalam menyelesaikan pekerjaan tertentu. Perlu diingat kalau aspek waktu kerja ini relatif tetap dan tidak sembarangan.

Oleh karena itu, ketika perusahaan telah menetapkan standar waktu kerja, talenta harus mengikutinya. Namun, ada beberapa kondisi yang membuat standar waktu kerja bisa berubah, seperti perubahan kebijakan perusahaan, perubahan peralatan atau sarana, perubahan organisasi, dan perubahan kualitas SDM.

2. Volume kerja

Volume kerja adalah kumpulan tugas atau pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu tertentu. Di sebuah perusahaan, volume kerja setiap divisi pastilah berbeda atau tidak tetap sesuai dengan tugas yang diembannya.

3. Jam Kerja Efektif

Aspek terakhir adalah jam kerja efektif, yaitu  jam kerja yang harus digunakan oleh talenta untuk menjalankan tugas-tugasnya. Jam kerja efektif merupakan pengurangan jumlah jam kerja resmi dengan waktu kerja yang hilang akibat aktivitas di luar pekerjaan, seperti istirahat, makan, beribadah, pergi ke kamar mandi, dan sejenisnya.

Baca Juga: Panduan Lengkap Perencanaan SDM untuk Merealisasikan Visi Perusahaan

Metode Analisis Beban Kerja

Setelah mengetahui aspek analisis beban kerja, barulah kamu bisa melakukan langkah penerapannya. Dalam menganalisis beban kerja, ada tiga metode yang bisa kamu lakukan, yaitu:

1. Daftar Pertanyaan

Untuk metode ini, kamu dapat menerapkannya dengan cara menyusun daftar pertanyaan terbuka yang berisi tentang uraian tugas setiap orang yang menduduki posisi atau jabatan. Penting juga untuk menyesuaikan metode daftar pertanyaan ini dengan hasil analisis jabatan yang telah dilakukan sebelumnya.

2. Wawancara

Metode wawancara dilakukan dengan cara melakukan wawancara dengan setiap karyawan dan pemegang posisi atau jabatan mengenai tugas-tugas pokok dan fungsi khusus yang mereka jalankan. Biasanya, wawancara ini dilakukan secara individu untuk mendapatkan insight yang lebih mendalam.

3. Pengamatan Langsung

Metode ini melibatkan pengamatan atau observasi langsung terhadap seorang pemegang posisi atau jabatan. Dengan metode ini, kamu dapat melihat jenis pekerjaan yang diemban oleh individu tersebut dan bagaimana pelaksanaan pekerjaannya secara nyata.

Cara Melakukan Analisis Beban Kerja

Untuk pelaksanaannya, ada 5 cara melakukan analisis beban kerja, yaitu:

• Mengumpulkan data beban kerja, baik dari individu maupun setiap unit kerja atau departemen yang ada.
• Memverifikasi dan mengolah data beban kerja yang telah terkumpul.
• Menganalisis data dari proses sebelumnya.
• Menyusun laporan analisis beban kerja.
• Menetapkan dan menggunakan hasil analisis beban kerja dalam perencanaan SDM yang dilakukan oleh perusahaan.

Analisis beban kerja tidak hanya dilakukan sekali, tapi juga rutin dan berkala. Lantas, kapan waktu yang tepat untuk melakukannya? Jawabannya, kamu harus melaksanakannya pada kuarter terakhir (Q4) atau paling lambat kuarter pertama (Q1) dalam satu tahun. Alasannya, analisis beban kerja akan dilanjutkan dengan berbagai program strategis lainnya, seperti rekrutmen, penyusunan program pelatihan dan pengembangan, serta evaluasi kinerja.

Baca Juga: 6 Manfaat Pelatihan Karyawan dan Bagaimana Perusahaan Bisa Melakukannya

Kesimpulan

Analisis beban kerja sangat erat kaitannya dengan penetapan jam kerja di perusahaan. Nah, seperti yang kita pahami, Indonesia menetapkan aturan mengenai jam kerja yang diatur melalui regulasi perundang-undangan. Dapatkan informasi lengkap mengenai regulasi jam kerja dengan membaca artikel ini: Pelajari Aturan Jam Kerja menurut Peraturan Undang-Undang!

Kini, kamu tidak perlu bingung lagi mengenai beban kerja yang harus ditanggung talenta di perusahaan. Cukup dengan menerapkan analisis beban kerja yang telah dibahas di atas dan kamu sudah memiliki gambaran tentang workload yang harus dikerjakan oleh setiap talenta. Jangan ragu untuk melakukan evaluasi dan penyesuaian workload apabila hasil analisis masih kurang mencapai ekspektasi.

Apabila perusahaan kamu membutuhkan tambahan tenaga kerja untuk menyesuaikan dengan beban kerja yang ada, gunakan jasa talent acquisition dari RecruitFirst. Sebagai perusahaan alihdaya berpengalaman, RecruitFirst dapat membantu perusahaan kamu untuk menemukan talenta yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hubungi kami segera untuk mendapatkan layanan talent acquisition yang lengkap!