Mengenal Posisi General Affair serta Tugas dan Fungsinya dalam Perusahaan

RecruitFirst
Pengembangan Organisasi
13 Oct 2023
Mengenal Posisi General Affair serta Tugas dan Fungsinya dalam Perusahaan

Pernah mendengar posisi General Affair atau yang sering disingkat sebagai GA? Biasanya, peran ini digabungkan dengan posisi Human Resources (HR) sehingga ada yang menyebutnya sebagai Human Resources and General Affair (HRGA). Namun, ada juga perusahaan yang memisahkan peran HR dan GA karena job description yang mereka emban juga berbeda. Bagaimana pun, General Affair adalah posisi yang tidak bisa diabaikan dalam perusahaan karena fungsinya.

Memangnya, seperti apa tugas yang dilakukan oleh General Affair di perusahaan? Tentu saja peran yang mereka lakukan sangat penting karena mendukung aktivitas operasional perusahaan. Yuk, berkenalan dengan peran GA dalam artikel ini!

Berkenalan dengan Peran General Affair (GA) di Perusahaan

Jadi, apa yang dimaksud dengan General Affair? General Affair adalah divisi yang biasa mengurus kebutuhan operasional yang beragam di perusahaan. Dalam lini organisasi, GA berada di bawah pimpinan kepala divisi umum. Namun, GA juga mempunyai hubungan yang erat dengan divisi HR. Bahkan, bisa juga GA ditempatkan di posisi purchasing.

Tugas-tugas yang dikerjakan oleh GA lumayan banyak. Mereka biasa mengurus segala macam yang berhubungan dengan operasional kantor. Misalnya, mengurus fasilitas dan aset di kantor, membeli barang-barang yang dibutuhkan untuk operasional, dan masih banyak lagi. Kalau di bidang purchasing, GA juga punya tugas untuk mengecek stok barang perusahaan biar tidak kehabisan. Pokoknya, karyawan di divisi GA mempunyai beberapa tugas yang signifikan di perusahaan.

Bisa dikatakan kalau GA adalah departemen di perusahaan dengan berbagai job description yang penting. Kebanyakan pekerjaan mereka berhubungan dengan keperluan kantor gitu, seperti perizinan, mengatur perjalanan dinas, mengurus gedung dan fasilitas kantor, pembelin barang dan jasa-jasa yang diperlukan, dan juga mengelola dokumen-dokumen penting. Kesimpulannya, GA mendukung para karyawan dengan menyediakan layanan dan barang yang mereka butuhkan.

Daftar Tugas General Affair di Perusahaan

Biar kamu lebih paham dengan job description yang diemban General Affair, lihatlah daftar tugas di bawah ini!

1. Menyediakan Kebutuhan Operasional Perusahaan

Tugas utama GA adalah bertanggung jawab dalam urusan aset dan pembelian. Nah, tugas ini termasuk mengurus barang-barang penting di kantor, misalnya WiFi, printer, komputer, atau fasilitas lainnya seperti tempat sampah dan dispenser. Kalau ada barang yang harus diganti atau dibeli, tugas GA adalah melakukan perbandingan harga supaya bisa mendapatkan yang paling baik. GA harus jeli dengan tugas ini biar perusahaan tetap efisien dalam penggunaan anggaran.

2. Melakukan Pembelian dan Pembayaran

Pengadaan barang dan jasa yang kamu gunakan di kantor juga tidak lepas dari peran GA. Mereka mengurus pembelian rutin perusahaan, seperti beli air minum, ATK (Alat Tulis Kantor), kertas, tinta printer, dan barang-barang lain yang sering digunakan. Selain itu, mereka juga mengurus pembayaran rutin, seperti tagihan listrik, air, telepon, WiFi, dan pembayaran lainnya. Mereka andal dalam menghitung berapa dana yang dibutuhkan, karena pembayaran ini nilainya tidak jauh beda setiap bulannya.

3. Mengawasi Pembayaran Tenaga Kerja Harian

Kalau perusahaan merekrut tenaga kerja harian lepas atau memanggil teknisi untuk mengatasi masalah tertentu, GA turun tangan dalam pembayaran upahnya. Pembayaran ini harus sesuai dengan peraturan yang berlaku. GA mempunyai peran dalam menentukan berapa gaji yang layak buat mereka. Tugas ini tidak boleh diabaikan karena gaji mereka masuk ke dalam anggaran bulanan kantor untuk urusan Sumber Daya Manusia (SDM).

4. Melakukan Pemeliharaan Fasilitas Kantor

Selain pengadaan, GA juga harus melakukan pemeliharaan dengan menjaga dan merawat aset yang sudah dibeli. Mereka yang bertanggung jawab kalau ada kerusakan pada aset perusahaan. Karyawan pun harus hati-hati menggunakan aset dan fasilitas perusahaan supaya beban kerja GA tidak terlalu berat.

5. Menjaga Dokumen Perusahaan

GA juga bertanggung jawab untuk menjaga semua dokumen perusahaan dengan rapi. Dokumen-dokumen penting seperti kontrak, izin, laporan, dan berbagai dokumen administratif lainnya menjadi tanggung jawab GA. Dengan tugas ini, GA bisa memastikan kalau  perusahaan selalu siap jika ada audit atau kebutuhan informasi mendadak. Kalau karyawan membutuhkan data atau dokumen tertentu, GA bisa membantu mencarikannya.

6. Mengatur Perjalanan Dinas

Ketika ada pegawai atau tim yang harus melakukan perjalanan dinas, GA-lah biasanya yang mengurus semuanya. Mereka mengoordinasikan tiket pesawat, reservasi hotel, transportasi di tempat tujuan, dan seluruh detail perjalanan lainnya. Tugas ini juga mencakup membuat jadwal yang efisien dan memastikan semua perjalanan berjalan lancar.

7. Membuat Laporan Aset dan Beban Biaya Peralatan

GA juga harus rajin membuat laporan tentang aset perusahaan dan biaya-biaya yang terkait dengan peralatan. Laporan ini digunakan untuk memantau kesehatan keuangan perusahaan dan mengidentifikasi peluang penghematan. Mereka mencatat segala biaya perbaikan, pemeliharaan, dan pembelian peralatan. Laporan-laporan ini membantu manajemen dalam membuat keputusan yang lebih baik terkait dengan aset dan pengeluaran.

8. Bekerja Sama dengan Supplier atau Vendor Perusahaan

GA sering kali adalah orang yang berkomunikasi dengan supplier atau vendor yang berhubungan dengan kebutuhan perusahaan. Mereka bisa bernegosiasi harga, mengurus kontrak dengan supplier, dan memastikan bahwa semua barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan yang diharapkan. Kerja sama yang baik dengan supplier dibutuhkan untuk memastikan pasokan barang dan jasa tetap lancar, sehingga operasional perusahaan tetap berjalan dengan baik.

9. Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang

Kalau perusahaan mau renovasi kantor atau bahkan buka kantor cabang baru, GA juga punya tugas untuk menilai segala faktornya, termasuk estimasi dana yang dibutuhkan. Begitu estimasi dana disetujui, mereka juga harus menyetor bukti-bukti pembelian material dan lainnya.

Kemampuan yang Diperlukan Seorang General Affair

Dalam menjalankan tugas di atas, tentu saja General Affair harus mempunyai skill yang mumpuni. Ada pun skill yang diperlukan oleh General Affair adalah:

1. Administratif

GA harus mempunyai skill administratif yang bagus. Artinya, mereka harus bisa mengatur dan mengurus dokumen dengan rapi, sehingga tidak ada yang kehilangan atau berantakan. Selain itu, seluruh jadwal juga harus bisa diatur dengan baik, dan semua tugas administratif yang lainnya harus diselesaikan dengan lancar.

2. Komunikasi dan Negosiasi

Jobdesk di divisi GA sering kali melibatkan negosiasi dengan orang-orang di luar perusahaan, seperti supplier, kontraktor, atau bahkan pihak pemerintah. Jadi, kemampuan buat negosiasi dan komunikasi yang bagus itu penting banget. Mereka harus bisa berbicara dengan baik bersama semua pihak ini.

3. Analisis dan Pemecahan Masalah

Di divisi General Affair, karyawannya juga harus punya kemampuan buat menganalisis situasi dan menemukan solusi buat masalah yang muncul. Misalnya, kalau ada masalah soal izin atau pengadaan barang dan jasa, mereka harus bisa bantu menemukan solusinya.

4. Organisasi dan Perencanaan

Terakhir, nih, GA juga membutuhkan karyawan yang punya skill organisasi dan perencanaan yang bagus. Mereka harus bisa merencanakan dan mengatur semua tugas yang harus dikerjakan dengan rapi. Selain itu, mereka harus bisa manajemen sumber daya dengan efisien supaya semuanya berjalan lancar.
Dari penjelasan di atas, kamu bisa paham kalau General Affair adalah peran yang vital di perusahaan, bukan? Inilah alasannya kamu harus mempertimbangkan untuk merekrut General Affair.

Namun, kamu juga bisa menggunakan jasa outsourcing dari RecruitFirst untuk mendapatkan talenta yang mengisi posisi ini. Kamu pun bisa lebih fokus dalam menjalankan tugas utama HR sekaligus mendapatkan biaya yang lebih rendah karena tidak perlu mengadakan rekrutmen. Tidak hanya itu, kamu akan mendapatkan talenta profesional yang sudah mahir menangani peran GA. Hubungi kami untuk mulai berkonsultasi sekarang juga!

Author

Debby Lim

As the practice leader of RecruitFirst Indonesia, Debby brings to the table over 13 years of industry experience.