Shift Kerja: Pengertian, Jenis, dan Regulasinya

Shift kerja bisa menjadi solusi efektif bagi perusahaan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja. Sistem ini lebih banyak diterapkan oleh perusahaan yang beroperasi selama 24 jam. Shift kerja juga bisa diterapkan pada perusahaan dengan waktu kerja 8 jam sehari.  Sayangnya, tidak semua perusahaan menerapkan sistem shift kerja yang efektif dan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh pemerintah. 

Penting sekali bagi perusahaan untuk menerapkan sistem shift kerja yang benar demi kesejahteraan karyawannya. Tidak hanya itu, sistem shift kerja yang baik juga menunjukkan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan di Indonesia. 

RecruitFirst akan membahas lebih dalam tentang pengertian, jenis, dan cara membuat shift kerja karyawan yang efektif dalam artikel ini. Yuk, simak sampai selesai agar kamu bisa menerapkan sistem shift kerja yang baik!

Pengertian Shift Kerja Karyawan

Shift kerja karyawan bisa diartikan sebagai penjadwalan jam kerja yang berbeda dari jam kerja pada umumnya dan berlangsung satu kali dalam 24 jam. Shift kerja bisa diterapkan pada waktu-waktu tertentu, contohnya shift malam atau shift pagi. 

Penerapan waktu shift kerja tentu berbeda-beda serta tergantung pada kebutuhan dan jenis usaha. Terlepas dari perbedaan tersebut, perusahaan harus memperhatikan aspek keamanan, keselamatan, dan kesehatan karyawan ketika memberlakukan kerja shift. Perusahaan juga harus memastikan bahwa jadwal shift karyawan tidak menimbulkan beban yang terlalu berat dan risiko kesehatan bagi karyawan.

Perusahaan perlu menentukan jenis shift kerja yang sesuai kebutuhan perusahaan dan karyawan supaya mencapai efektivitas dan efisiensi kerja yang diinginkan. 

Regulasi Mengenai Shift Kerja Karyawan

Shift kerja memang menjadi fenomena umum yang diterapkan di Indonesia. Kendati demikian, ada aturan mengenai shift kerja yang perlu dipatuhi. Aturan ini dibahas lengkap dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan diperbarui dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja.

Pasal 77 sampai 85 UU Ketenagakerjaan menyatakan jumlah jam kerja yang harus diterapkan terdiri dari:

• 8 jam sehari atau 40 jam selama seminggu jika karyawan bekerja 5 hari per minggu.
• 7 jam sehari atau 40 jam selama seminggu jika karyawan bekerja 6 hari per minggu.

Tidak semua jenis pekerjaan di Indonesia bisa diberlakukan sistem shift. Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor 233 Tahun 2003 menegaskan hanya beberapa bidang pekerjaan yang bisa menerapkan sistem ini. Berikut isi dari keputusan menteri tersebut:

“Pekerjaan di bidang pelayanan jasa kesehatan, pelayanan transportasi, usaha pariwisata, jasa pos dan telekomunikasi, penyediaan tenaga listrik, jaringan pelayanan air bersih, dan penyedia bahan bakar minyak dan gas bumi, usaha swalayan, media massa, pengamanan, konservasi, dan pekerjaan apabila berhenti dapat mengganggu proses produksi dapat dipekerjakan pada hari libur resmi sesuai dengan kesepakatan antara pekerja dan pengusaha.”

Jenis-Jenis Shift Kerja

Shift kerja terdiri dari beberapa jenis yang berbeda sesuai jam kerja yang diterapkan oleh perusahaan. Ada empat jenis shift kerja yang sering diterapkan oleh perusahaan, yaitu:

1. Shift Pagi-siang

Jenis shift ini merupakan shift kerja yang umum diterapkan dalam perusahaan. Biasanya, shift pagi-siang dimulai pada pukul 08.00 hingga 15.00. Waktu kerjanya bisa berlangsung selama seminggu penuh atau hanya pada hari Senin sampai Jumat.

2. Shift Malam

Shift malam lebih umum diberlakukan dalam perusahaan yang memiliki layanan 24 jam, contohnya rumah sakit, media massa, kepolisian, divisi call center, dan pemadam kebakaran. Waktu kerjanya bisa berkisar pada pukul 20.00 hingga 03.00 atau 23.00 hingga 07.00. 

Di beberapa perusahaan, shift malam bersifat rotasi alias tidak permanen. Artinya, karyawan yang mendapatkan shift malam akan mendapat kesempatan untuk bekerja pada shift siang dalam periode waktu tertentu. Kekurangannya, shift malam dapat menyebabkan masalah kesehatan pada pekerja, seperti gangguan tidur, kelelahan fisik, dan mental.

3. Shift Panjang

Shift panjang (long shift) adalah penambahan waktu dari shift biasa alias lembur. Long shift umumnya diambil oleh karyawan untuk mengejar target jangka panjang. Long shift dapat diterapkan dengan menambahkan 2 jam kerja tiap shift sehingga total jam kerja dalam satu hari menjadi 10 jam. 

Dalam menerapkan long shift, pekerja akan mendapatkan upah lembur yang diatur dalam pasal 31 Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja. Berikut rumusnya:

• 1 jam pertama: (1,5 x 1/173) x upah bulanan.
• 1 jam kedua: (2 x 1/173) x upah bulanan.

4. Shift Fleksibel (Flexitime)

Selain tiga shift di atas, ada juga istilah shift fleksibel yang dikenal sebagai flexitime. Sistem shift ini mengizinkan karyawan untuk mengatur jam kerjanya sendiri. Sistem ini banyak digunakan di perusahaan modern seperti start up. Akan tetapi, tidak jarang juga pekerja lepas (freelance) yang menerapkan shift fleksibel. 

Apabila jam kerja pada umumnya dimulai dari pukul 9 pagi, dalam shift fleksibel, karyawan berhak mulai kerja lebih cepat atau lambat, contohnya pada pukul 8 pagi atau 10 pagi. Namun, ada syarat jumlah jam kerja per hari atau per minggu yang harus dipenuhi karyawan. Beberapa perusahaan juga memberi kebebasan karyawan untuk pulang apabila telah menyelesaikan pekerjaan tanpa ada syarat jumlah jam kerja per hari.

Cara Membuat Shift Kerja Karyawan yang Efektif

Setelah memahami tentang shift kerja dan regulasinya, barulah kamu bisa membuat shift kerja karyawan yang efektif. Gunakan langkah di bawah ini sebagai panduanmu.

1. Jangan Lupakan Hari Libur untuk Karyawan

Karyawan kamu juga manusia yang membutuhkan istirahat. Lagi pula, regulasi ketenagakerjaan mengatur hari libur untuk karyawannya. Pastikan kamu memberi waktu istirahat yang cukup, minimal 1 hari penuh dalam 1 minggu untuk 6 hari kerja atau 2 hari penuh dalam 1 minggu untuk 5 hari kerja. Produktivitas karyawan meningkat dan mereka akan merasa dihargai.

2. Konsisten dengan Jam Kerja Sistem Shift

Konsistensi dalam menetapkan jam kerja dalam satu shift akan membantu karyawan dalam mengatur kegiatan sehari-hari. Ini akan membuat karyawan lebih mudah dalam mengatur jadwal mereka dan merasa lebih dihargai sebagai seorang karyawan.

3. Berikan Jam Kerja yang Manusiawi

Jangan memberikan jam kerja yang berlebihan kepada karyawan. Selain melanggar undang-undang, langkah ini justru merugikan karyawan dan perusahaan. Pastikan kamu memberikan jam kerja yang sesuai dengan kapasitas dan batas energi karyawan. Perhatikan juga waktu ketika karyawan merasa produktif dan tidak produktif dalam bekerja.

4. Evaluasi Kebutuhan Perusahaan

Ada baiknya perusahaan mengevaluasi kebutuhannya terlebih dahulu sebelum memberlakukan sistem shift kerja. Hal yang perlu dievaluasi meliputi kebutuhan produksi, jumlah karyawan, dan fasilitas yang tersedia. Perusahaan dapat menentukan jenis shift kerja yang tepat untuk memaksimalkan produktivitas perusahaan dengan evaluasi ini.

5. Konsultasi dengan Karyawan

Jangan lupa untuk mengonsultasikan rencana shift kerja bersama karyawan terlebih dahulu. Langkah ini berguna untuk mengetahui kesesuaian waktu kerja karyawan dengan shift kerja yang ditentukan. Karyawan pun bisa memberikan masukan mengenai perubahan shift kerja yang akan dilakukan.

6. Tetapkan Aturan yang Jelas

Kamu harus membuat aturan yang jelas terkait shift kerja yang akan dilakukan. Aturan ini meliputi jadwal shift kerja, jam istirahat, dan ketentuan lainnya yang berkaitan dengan shift kerja.

7. Lakukan Uji Coba

Sebelum menerapkan shift kerja secara penuh, kamu dapat melakukan uji coba terlebih dahulu. Uji coba ini dilakukan untuk mengetahui kesesuaian shift kerja yang telah ditentukan dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan. Perusahaan dapat melakukan perubahan shift kerja yang dibutuhkan dengan melakukan uji coba.

8. Rekam Jam Masuk dan Keluar Karyawan

Selama sistem shift kerja berjalan, catatlah waktu masuk dan keluar karyawan. Pencatatan ini akan membantu kamu dalam melihat kinerja mereka. Selain itu, kamu juga lebih mudah dalam memantau jam operasional sehingga bisa membuat jadwal shift yang tepat.

Kini, karyawan kamu tidak perlu lagi menggunakan cara manual untuk absensi. Manfaatkan saja fitur KNOCK KNOCK dari RecruitFirst supaya mereka bisa melakukan absensi dari smartphone. Proses absensinya sangat mudah, karyawan cukup melakukan foto selfie dan catatan absensi akan masuk ke database kamu. Kamu pun bisa membuat jadwal shift lebih mudah setelah melihat daftar absensi mereka. 

Jadi, cobalah aplikasi RecruitFirst untuk pengelolaan shift kerja yang lebih efektif! Hubungi kami sekarang untuk informasi lebih lanjut mengenai RecruitFirst!