Apa itu Scope of Work? Ini Contoh dan Cara Membuatnya

Pernahkah kamu terlibat dalam sebuah proyek dan merasa bingung dengan batasan tanggung jawabnya? Atau mungkin kamu kesulitan menyelesaikan proyek karena kurangnya kejelasan? Jawabannya mungkin terletak pada scope of work (SOW). Scope of work adalah dokumen penting yang mendefinisikan ruang lingkup proyek, termasuk tujuan, deliverables, tanggung jawab, dan batasannya.

Dengan SOW yang terstruktur, proyek dapat berjalan lebih lancar, terhindar dari miskomunikasi, dan mencapai KPI (Key Performance Indicator) atau tujuan yang diinginkan. Untuk memahaminya lebih dalam, mulai dari pengertian scope of work, contoh, dan cara membuatnya, yuk simak informasi lengkapnya di bawah ini!

Apa itu Scope of Work?

Scope of Work (SOW) adalah panduan yang dapat menuntun kamu dalam memahami cakupan dan batasan suatu proyek. SOW juga membantu dalam memetakan kebutuhan proyek, cara mencapai tujuan, dan detail pelaksanaannya.

Scope of work biasanya memuat uraian pekerjaan, hasil akhir yang diharapkan, lini masa, milestone, dan laporan. SOW juga menjadi acuan bagi semua pihak yang terlibat untuk memastikan proyek berjalan sesuai jalur dan mencapai tujuan utama.

Contoh scope of work di dunia marketing biasanya banyak digunakan ketika bekerja sama dengan influencer, KOL, atau model untuk suatu brand atau campaign. SOW tidak hanya menjelaskan tugas dan tanggung jawab, tetapi juga hak serta kewajiban masing-masing pihak.

Selain itu, SOW juga menjadi pondasi penting dalam kolaborasi. Dengan SOW, semua pihak memiliki pegangan dan ekspektasi yang jelas, meskipun gaya dan cara kerja mereka berbeda. Pesan yang disampaikan pun akan lebih terarah sesuai dengan konteks brand.

Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Scope of Work

Membuat scope of work adalah langkah penting dalam mengelola proyek dengan efektif. Terdapat beberapa hal penting yang perlu diperhatikan agar SOW dapat menjadi panduan jelas dan komprehensif bagi setiap pihak yang terlibat. Adapun beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat scope of work adalah sebagai berikut.

1. Timeline

Hal pertama yang perlu diperhatikan dalam membuat scope of work adalah timeline. Timeline membantu influencer, tim, atau pihak yang diajak kerja sama untuk menentukan momen tepat dalam memulai campaign atau proyek.

Dengan adanya timeline, semua pihak dapat bekerja sama dengan lebih terstruktur dan terhindar dari publikasi yang tidak sesuai waktu. Timeline juga membantu dalam menentukan rentang waktu dari awal hingga akhir suatu campaign atau proyek.

Baca juga: 12 Strategi Pengembangan Organisasi yang Bisa Kamu Terapkan

2. Moodboard

Hal yang perlu diperhatikan berikutnya dalam membuat scope of work adalah moodboard. 

Moodboard dalam konteks dunia kreatif adalah representasi visual yang digunakan sebagai panduan dalam suatu campaign. 

Moodboard biasanya berisi foto, video, gaya, atau angle foto yang akan diadopsi. Dengan adanya moodboard, kamu akan memiliki gambaran jelas sebelum memulai campaign sehingga memastikan bahwa semua elemen berada dalam konsep yang diinginkan.

3. Deliverable

Deliverable dalam scope of work adalah tolak ukur hasil karya yang diharapkan dari pihak terlibat. Deliverable dapat membantu menentukan dengan jelas berapa banyak dan jenis tugas yang harus diselesaikan. 

Sebagai contoh, seorang influencer diminta untuk membuat 1x unggahan Instagram feed dan 2x Instagram story untuk sebuah brand. Dengan deliverable yang jelas, influencer dapat menyesuaikan kebutuhan brand dalam pembuatan konten serta memastikan karyanya sudah sesuai tujuan dan strategi campaign.

4. Task Instruction

Task instruction dalam scope of work adalah panduan tertulis yang menjadi referensi untuk pelaksanaan tugas. Instruksi ini bisa mencakup cara pengambilan foto atau video, penulisan caption, teks konten, hingga penggunaan hashtag. Setiap brand memiliki pedoman kontennya sendiri yang harus diikutsertakan dalam task instruction agar pihak lain dapat dengan mudah menyesuaikannya.

5. Do’s dan Don’ts

Do’s dan Don’ts adalah aturan untuk menetapkan hal-hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan oleh pihak terlibat dalam suatu proyek atau campaign. Biasanya, aturan ini disesuaikan dengan kebijakan dan standar oleh pihak yang mengajak kerja sama.

Cara Membuat Scope of Work

Dengan merumuskan ruang lingkup pekerjaan, tujuan, dan persyaratan proyek secara terperinci, scope of work bisa menjadi panduan bagi semua pihak yang terlibat. Adapun langkah-langkah dalam membuat scope of work adalah sebagai berikut.

1. Buat Brief dengan Jelas

Cara pertama untuk membuat scope of work adalah membuat brief dengan jelas. Agar kerjasama dengan influencer atau lainnya dapat berjalan lancar, penting untuk membuat brief yang jelas dan komprehensif. Brief harus mencakup informasi tentang brand, produk, serta detail campaign yang akan dipromosikan dan dilakukan.

Dengan brief yang lengkap, influencer akan lebih mudah untuk memahami peran dan tujuan campaign. Pastikan juga brief mencakup pesan, detail produk, aturan, dan cara promosi yang diinginkan.

Selain itu, saat membuat brief pastikan untuk menggunakan bahasa yang jelas agar lebih dipahami oleh semua pihak terlibat. Dengan menyertakan output yang diharapkan, pencapaian tertentu, dan tugas yang terukur akan membantu mencegah kesalahpahaman atau kekurangan informasi di masa depan.

Baca juga: 13 Ciri Lingkungan Kerja yang Baik dan Ideal bagi Karyawan

2. Menjalankan Proyek Sesuai Timeline

Cara selanjutnya untuk membuat scope of work adalah memastikan proyek berjalan sesuai timeline yang telah ditetapkan. Brand biasanya sudah menyiapkan jadwal kapan influencer harus bekerja.

Hal ini dilakukan guna memastikan semua pihak tetap berada di jalur yang benar. Selain itu, mematuhi timeline juga membantu kelancaran dan kesuksesan pelaksanaan campaign.

3. Jelaskan secara Detail tentang Proyek yang Dijalankan

Deskripsi proyek dalam scope of work menjadi kunci untuk menyelaraskan pemahaman dan ekspektasi semua pihak yang terlibat. Deskripsi ini harus memuat informasi detail tentang campaign atau proyek, mulai dari tujuan, KPI karyawan, dan moodboard.

Informasi secara detail dapat membantu semua pihak untuk memiliki gambaran yang jelas tentang campaign sehingga dapat bekerja sama dengan lebih efektif. Hal ini juga memastikan bahwa pesan yang diinginkan dapat tersampaikan dengan baik

4. Memberikan Panduan Teknis

Saat membuat scope of work, pastikan untuk memberikan panduan teknis yang jelas kepada pihak kedua, seperti influencer. Panduan teknis ini berupa tugas yang harus dilakukan dalam campaign. 

Misalnya, kamu memberikan instruksi kepada seorang KOL untuk menggunakan platform TikTok dengan mengunggah 1 video berdurasi 30 detik – 1 menit. Di sini, tugas brand adalah menyediakan draft caption, hashtag, tag akun, waktu posting, dan kebutuhan konten lainnya yang menjadi bagian dari campaign.

5. Gunakan Visual untuk Menjelaskan Rincian Proyek

Dalam menjelaskan rencana proyek, sebaiknya memanfaatkan visual untuk menyampaikan detail, guideline, dan timeline daripada menggunakan teks. Visual dapat mempermudah pemahaman dan penyerapan informasi oleh pihak terkait dengan lebih efektif.

Itulah uraian lengkap mengenai scope of work dan bagaimana cara membuatnya. Scope of work yang terstruktur dapat membantu kamu menjalankan proyek dan mencapai tujuan dengan lebih efisien.

Selain itu, agar proyek berjalan lancar, tentunya kamu juga membutuhkan tim dan kandidat yang terbaik. Untuk itu, RecruitFirst siap membantu menemukan kandidat yang tepat. Tim ahli kami akan membantu menangani seluruh proses rekrutmen dari awal hingga akhir secara efektif serta memastikan kamu mendapatkan talenta terbaik.

Di sisi lain, jika kamu sedang mencari pekerjaan, RecruitFirst juga menyediakan platform yang mudah digunakan untuk menemukan berbagai lowongan pekerjaan dari perusahaan ternama di dalam maupun luar negeri. Di sini, kamu bisa menemukan peluang yang paling sesuai dengan keahlianmu.

Yuk, hubungi RecruitFirst sekarang dan mudahkan proses rekrutmen untuk dapatkan kandidat terbaik!

Baca juga: Pengertian Workforce Management dan Manfaatnya