Pengertian Penilaian Kinerja Karyawan dan Langkah Penerapannya

Tentu kamu punya ekspektasi kalau karyawan mampu menghasilkan kinerja yang baik selama bekerja di tempatmu. Untuk menilai jika ekspektasimu sudah tercapai atau belum, kamu perlu melakukan penilaian kinerja karyawan. Penilaian kinerja seharusnya menjadi aktivitas yang rutin dilakukan biar kamu bisa mengetahui perkembangan performa karyawanmu.

Penilaian kinerja karyawan tidak sekadar membawa yang signifikan bagi perusahaanmu. Karyawan yang kamu pekerjakan juga mendapatkan manfaat dari proses penilaian kinerja.

Yuk, pelajari lebih lanjut mengenai penilaian kinerja karyawan serta cara menerapkannya dengan tepat di perusahaanmu!

Memahami Pengertian Penilaian Kinerja Karyawan

Jadi, apakah yang dimaksud penilaian kinerja karyawan itu? Menurut Mathis dan Jackson (2017), penilaian kinerja berguna untuk menilai kemampuan karyawan dalam menangani tugas atau pekerjaan yang diberikan. Dalam penilaian kinerja, kamu membandingkan hasil pekerjaan dengan standar yang sudah ditetapkan. 

Hasil penilaian kinerja yang telah diperoleh harus disampaikan kepada karyawan yang bersangkutan. Kamu juga bisa memberikan feedback kepada mereka supaya karyawan bisa meningkatkan atau mempertahankan performa kerjanya.

Periode penilaian kinerja karyawan di setiap perusahaan tentunya berbeda. Ada perusahaan yang melakukan penilaian pada mid-year, yaitu periode penilaian dari awal tahun sampai pertengahan tahun sebagai gambaran awal mengenai kinerja karyawan. Periode mid-year ini dilanjutkan dengan periode end-year yang dilakukan mulai dari pertengahan sampai akhir tahun untuk menentukan nilai akhir karyawan selama setahun penuh di perusahaan.

Selain mid-year dan end-year, ada juga perusahaan yang melakukan penilaian kinerja selama setahun penuh alias full year. Dalam periode ini, kinerja karyawan sepanjang tahun dinilai penuh untuk diketahui hasil akhirnya.

Alasan Perusahaan Harus Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan

Kenapa, sih, perusahaan harus melakukan penilaian kinerja pada karyawannya? Tentunya ada beberapa alasan yang membuat penilaian kinerja menjadi hal yang wajib dilakukan. Pertama, penilaian kinerja menjadi alat untuk meningkatkan prestasi karyawan. Mereka bisa tahu apa yang perlu diperbaiki atau dikembangkan supaya performanya turut meningkat.

Kedua, penilaian kinerja juga membantu kamu dalam menentukan penempatan karyawan. Hasil penilaian kinerja bisa menjadi tolok ukur dalam menentukan jika karyawan tersebut perlu dipromosikan, dimutasi, atau malah diturunkan jabatannya. Keputusan untuk melanjutkan atau memutuskan kontrak kerja juga bergantung pada hasil penilaian kinerja karyawan.

Terakhir, penilaian kinerja menjadi sarana bagi tim Human Resources (HR) untuk mengetahui upaya yang berhasil atau gagal dilakukan dalam meningkatkan performa karyawan. Efektivitas dari program atau inisiatif yang kamu lakukan juga bisa dilihat dari penilaian karyawan secara keseluruhan.

Indikator Pengukuran Kinerja Karyawan

Melihat alasan di atas, kamu pasti sudah paham kenapa penilaian kinerja karyawan sangat dibutuhkan di perusahaan. Nah, dalam menilai kinerja karyawan, kamu perlu menetapkan beberapa indikatornya dulu. Apa saja indikator yang dinilai dari kinerja karyawan?

1. Mutu atau Kualitas Pekerjaan

Kualitas hasil pekerjaan sebaiknya menjadi indikator utama dalam penilaian kinerja. Kamu bisa menentukan jika hasil kerja karyawan sudah memiliki standar mutu yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Tapi, kamu juga bisa meminta perspektif karyawan mengenai kualitas kerja yang mereka hasilkan serta sejauh mana tugasnya diselesaikan dengan baik sesuai dengan kemampuan yang mereka miliki.

2. Kuantitas Hasil Pekerjaan

Selain kualitas, kamu juga perlu mengukur jumlah pekerjaan yang sudah selesai. Ukuran kuantitasnya bisa dalam satuan unit atau daftar aktivitas yang sudah selesai. Apa pun bidang pekerjaannya, hampir semua departemen di perusahaan menggunakan indikator ini dalam menilai kinerja karyawan.

3. Ketepatan Waktu

Ketepatan waktu menjadi tanda bahwa karyawan tersebut cakap dan dapat diandalkan dalam pekerjaannya. Indikator ini dilihat dari bagaimana karyawan membuat rencana atau jadwal pekerjaan serta berapa lama waktu yang mereka habiskan untuk menyelesaikan suatu tugas. Indikator inilah yang menjadi standar produktivitas karyawan.

4. Kehadiran

Setiap karyawan harus mencatat absensinya sebagai bentuk kedisiplinan dan kepatuhan mereka. Karyawan yang selalu hadir tepat waktu memiliki waktu kerja yang lebih lama sehingga produktivitasnya meningkat.

5. Kerja Sama Tim

Kerja sama antar karyawan dalam tim itu penting sekali dalam penilaian kinerja. Kalo karyawan bisa bekerja sama dengan timnya, pekerjaan pun selesai lebih cepat. Indikator penilaian ini juga berguna untuk mengetahui tingkat engagement karyawanmu.

6. Tanggung Jawab

Seorang karyawan harus memiliki tanggung jawab terhadap pekerjaannya. Tanggung jawab tersebut dilihat dari bagaimana mereka bisa menyelesaikan tugas atau memenuhi standar pekerjaan yang diminta. Biasanya, indikator ini diterapkan pada karyawan baru untuk mengetahui jika mereka cocok dengan pekerjaan yang dilamar.

7. Sikap dan Perilaku

Sikap karyawan dalam lingkungan kerja juga perlu diukur. Apakah mereka tekun, disiplin, dan punya motivasi tinggi dalam bekerja merupakan indikator penting dalam penilaian. Perilaku karyawan juga bisa dilihat dari interaksi dengan rekan kerja dan bagaimana mereka mampu menyelesaikan tugas harian.

8. Kepemimpinan

Indikator ini menjadi acuan penting untuk menilai karyawan dengan jabatan level manajer atau supervisor. Namun, kamu juga bisa menilai kepemimpinan dalam seluruh karyawan untuk mengetahui jika mereka layak mendapatkan promosi atau tidak.

Metode Pengukuran Kinerja Karyawan

Sudah menentukan indikator kinerja karyawan yang ingin dinilai? Sekarang saatnya untuk mengukur kinerja mereka. Ada dua cara yang bisa kamu lakukan, yaitu metode tradisional dan metode modern.

1. Metode Tradisional

Dalam metode tradisional, kamu bisa menggunakan beberapa opsi berikut:

• Rating Scale: Penilaian yang dilakukan dengan skala 1 sampai 10. Skor yang rendah berarti karyawan perlu mendapatkan teguran, sedangkan skor yang tinggi artinya mereka berhak memperoleh pujian.
• Checklist: Daftar yang berisi pertanyaan berisi perilaku karyawan serta pilihan jawaban ‘Ya’ atau ‘Tidak’.
• Forced Distribution: Pengelompokan karyawan berdasarkan kinerjanya, seperti high performers, average performers, dan under performers.
• Critical Incident: Memanfaatkan situasi kritis yang pernah terjadi untuk mengetahui kinerja karyawan.
• Esai: Tulisan deskriptif berisi perilaku dan kinerja karyawan, termasuk sikap, pengetahuan, kinerja saat ini, dan potensi perkembangan.
• Paired Comparison: Membandingkan karyawan satu sama lain.
• Field Review: HRD menanyakan atasan langsung mengenai kinerja, perilaku, dan keterampilan karyawan yang mereka pimpin.
• Confidential Appraisal: Sering digunakan di instansi pemerintah, di mana atasan membuat laporan rahasia tentang kinerja dan sifat karyawan. Laporannya dikirim ke manajemen yang menilai karyawan berdasarkan laporan itu.

2. Metode Modern

Sedangkan pada metode penilaian modern, kamu bisa menggunakan beberapa cara berikut:

• Management by Objectives (MBO): Atasan dan karyawan saling berdiskusi buat menentukan tujuan yang ingin dicapai selama periode penilaian. Mereka fokus kerja buat mencapai tujuan itu.
• Assessment Centre Method: Karyawan bisa melihat bagaimana orang lain mengamati mereka dan pengaruhnya ke kinerja. Metode ini tidak cuma menilai kinerja sekarang, tapi juga prediksi kinerja pada masa depan.
• Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS): Kombinasi penilaian kualitatif dan kuantitatif. Karyawan dinilai berdasarkan perilaku spesifik yang dikasih peringkat numerik.
• Psychological Appraisals: Melibatkan psikolog untuk menganalisis kinerja masa depan karyawan melalui keterampilan interpersonal, kemampuan kognitif, kepemimpinan, dan sifat-sifat lainnya.
• Human-Resource (Cost) Accounting Method: Penilaian kinerja karyawan dengan membandingkan biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang mereka berikan kepada perusahaan.
• 360 Degree Feedback: Metode yang lebih objektif karena kamu mendapatkan berbagai sumber penilaian, seperti manajer, rekan kerja, bawahan (jika ada) pelanggan, bahkan karyawan itu sendiri.

Cara Perusahaan Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan

Berikutnya, kamu perlu mengetahui cara melakukan penilaian kinerja karyawan secara sistematis. Bagaimana caranya?

1. Mulai dengan Menetapkan Standar Penilaian

Pertama, atur standar penilaian kinerja yang selaras dengan tujuan dan strategi perusahaan bisa tercapai. Standar penilaian sebaiknya disusun menggunakan metode S.M.A.R.T, artinya spesifik, bisa diukur, bisa dicapai, relevan, dan punya deadline.

2. Komunikasikan Standar Penilaian kepada Karyawan

Biar lebih efektif, standar penilaian yang sudah dibuat harus dijelaskan dan dimengerti oleh karyawan. Dari langkah ini, karyawan pun tahu apa yang perusahaan harapkan dari mereka.

3. Lakukan Pengukuran Kinerja Karyawan

Pengukuran kinerja karyawan dilakukan dengan metode yang sudah dijelaskan di atas. Sesuaikan indikator dengan metode pengukuran kinerja yang dipilih. Contohnya, menggunakan rating scale untuk indikator yang gampang diukur dan bersifat kuantitatif, seperti jumlah kerjaan atau ketepatan waktu. Untuk soft skill seperti komunikasi atau kepemimpinan mungkin lebih susah dinilai. Namun, yang pasti adalah penilaiannya harus objektif dan profesional serta tidak menggunakan perasaan.

4. Bandingkan Hasil Pengukuran dengan Standar yang Ditetapkan

Setelah diukur, hasil kinerjanya dibandingkan dengan standar yang sudah kamu tetapkan.Hasil penilaian harus punya dokumentasi yang tepat, spesifik, konsisten, faktual, seimbang, dan tertulis biar tidak ada yang berdasarkan asumsi atau perkiraan aja.

5. Sampaikan Hasil Pengukuran kepada Karyawan

Tahap ini bisa lebih menantang karena dapat menimbulkan perbedaan pendapat antara atasan dan karyawan. Solusinya, kamu juga harus meminta atasan untuk memberikan feedback dan bimbingan supaya kinerja karyawan mengalami peningkatan. Atasan juga harus tetap tenang dan sopan agar karyawan tidak merasa down, karena sikap dalam memberikan penilaian bisa berdampak ke motivasi kerja mereka.

6. Ambil Tindakan Evaluasi

Setelah menyampaikan hasil pengukuran kinerja, langkah selanjutnya adalah mengambil tindakan yang sesuai. Misalnya, karyawan yang kinerjanya bagus bisa diberikan kenaikan gaji, promosi, atau peluang pengembangan diri. Lain halnya kalau hasilnya kurang memuaskan, kamu bisa memutuskan untuk memberhentikan mereka.

Intinya, penilaian kinerja karyawan merupakan proses yang penting bagi perusahaanmu. Dengan melakukan penilaian secara rutin, kamu bisa membantu karyawan lebih berkembang di perusahaan. Mereka pun bisa mengetahui kelebihan dan kemampuan yang ada dalam dirinya sehingga lebih termotivasi saat bekerja.

Ingin melakukan penilaian kinerja karyawan dengan lebih efektif? Kamu bisa menghubungi RecruitFirst untuk menggunakan jasa alihdaya yang juga mencakup tugas ini. Cukup ceritakan mengenai kebutuhanmu dalam penilaian kinerja karyawan dan kami siap memberikan solusi yang tepat untukmu. Hubungi kami untuk mengetahui informasi lebih lanjut mengenai layanan outsourcing andalan dari RecruitFirst!