Handover Pekerjaan: Definisi, Tujuan, dan Prosedurnya

Handover pekerjaan adalah sebuah proses di mana tanggung jawab dari satu karyawan dipindahkan ke karyawan penggantinya. Proses ini biasanya dilakukan ketika karyawan tersebut pindah departemen, cuti besar, promosi jabatan, atau resign. Meskipun terlihat sederhana, handover memiliki dampak yang besar terhadap kelancaran operasional dan produktivitas tim. 

Oleh karena itu, handover sangat penting dilakukan untuk oleh karyawan sebelum mengambil cuti atau resign agar karyawan yang menggantikan posisinya lebih mudah beradaptasi dengan pekerjaan tersebut. Dalam artikel ini, akan dibahas lebih detail mengenai apa itu handover pekerjaan, mulai dari tujuan hingga prosedur pelaksanaannya.

Apa itu Handover Pekerjaan?

Handover pekerjaan adalah proses di mana tanggung jawab dan tugas dari satu karyawan diserahkan kepada karyawan penggantinya. Proses ini sangat penting karena tanpa handover yang baik, karyawan pengganti akan kesulitan memahami tugas-tugas yang harus dilakukan. Oleh karena itu, handover pekerjaan harus dilakukan secara tepat agar pergantian karyawan tidak mengganggu kelancaran bisnis dan semua tugas tetap terlaksana dengan baik.

Selama proses handover, HR akan membuat dokumentasi lengkap mengenai posisi yang akan digantikan. Dokumentasi ini mencakup panduan kerja, daftar tugas harian, prosedur penting, status proyek yang sedang berjalan, dan kontak penting yang diperlukan. Selain itu, mereka juga dapat memberikan pelatihan langsung kepada karyawan pengganti.

Tujuan Handover Pekerjaan

Handover pekerjaan memiliki beberapa tujuan, salah satunya adalah untuk menjamin kelangsungan proyek. Ketika terjadi pergantian karyawan atau peralihan tanggung jawab, maka keberlanjutan proyek harus tetap dipastikan berjalan lancar. 

Oleh karena itu, perlu diberikan informasi yang lengkap tentang proyek, seperti tujuan, progres, atau masalah yang mungkin muncul, sehingga tim atau karyawan pengganti bisa memahami apa yang perlu dilakukan selanjutnya. 

Selain itu, handover pekerjaan juga bertujuan untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan. Dengan memastikan bahwa informasi dan tanggung jawab yang penting telah dialihkan dengan baik kepada karyawan pengganti sehingga kinerja yang diberikan bisa maksimal dan kepuasan pelanggan bisa tetap terjaga.

Terakhir, tujuan dari handover adalah untuk memastikan kelancaran tugas. Dengan informasi lengkap tentang tugas-tugas yang sedang berlangsung, maka karyawan pengganti dapat melanjutkan pekerjaan tanpa hambatan sehingga tidak ada celah atau kekosongan dalam pelaksanaan tugas-tugas yang penting.

Prosedur dan Peran HR dalam Handover Pekerjaan 

Prosedur dan peran HR sangat penting untuk memastikan kelancaran handover pekerjaan. Adapun prosedur handover pekerjaan adalah sebagai berikut.

1. Perencanaan HR Bersama Manajer 

Tahapan pertama dalam melakukan handover pekerjaan melibatkan kolaborasi antara HR dan manajer langsung. Proses dimulai dengan identifikasi seluruh tugas dan tanggung jawab yang akan diserahkan, termasuk pekerjaan rutin dan proyek-proyek yang sedang berlangsung. 

Selanjutnya, HR dan manajer bekerja sama untuk menetapkan siapa yang akan mengambil alih tanggung jawab tersebut, apakah karyawan yang dipromosikan atau karyawan yang terpilih pada proses rekrutmen.

Baca juga: Bagaimana Proses Rekrutmen yang Efektif?

2. Penyusunan Dokumen yang Terstruktur dan Lengkap 

HR perlu menyusun dokumen yang terstruktur dan lengkap untuk proses handover pekerjaan. Dokumen tersebut harus mencakup informasi yang detail, seperti tanggung jawab yang sedang atau telah dijalankan, proyek atau tugas yang sedang berlangsung, serta informasi tambahan yang relevan. 

Ini bertujuan agar dokumen tersebut mudah dipahami oleh penerima handover, sehingga mereka dapat menggunakan dokumen tersebut sebagai bahan referensi.

3. Pendampingan Karyawan Pengganti 

Dalam proses handover pekerjaan, pendampingan karyawan pengganti merupakan fase krusial yang harus disiapkan dengan baik oleh HR. HR bertanggung jawab untuk merencanakan pertemuan antara karyawan lama dengan karyawan pengganti untuk tujuan pendampingan.

Pendampingan ini penting dilakukan agar karyawan baru bisa belajar secara langsung dari pengalaman karyawan lama dan mendapatkan wawasan mendalam mengenai tugas-tugas yang harus ia tangani. 

4. Penetapan Durasi Handover 

Selanjutnya, HR dan manajer memperkirakan dan menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan karyawan pengganti untuk memahami sepenuhnya tanggung jawab baru mereka. Mematuhi tenggat waktu yang ditetapkan adalah kunci untuk menjaga kelancaran operasional dan mencegah masalah yang tidak diinginkan.

5. Review dan Evaluasi 

Langkah terakhir dalam proses handover pekerjaan adalah melakukan review dan evaluasi menyeluruh. Evaluasi ini melibatkan partisipasi dari karyawan yang meninggalkan posisi dan juga karyawan pengganti. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa setiap aspek telah ditangani dengan baik sehingga bisa menjaga kelancaran operasional perusahaan di masa yang akan datang.

Baca juga: 4 Tips Ampuh Melakukan Screening CV untuk Menemukan Kandidat Terbaik

Contoh Surat Handover Pekerjaan

Dalam surat handover, terdapat beberapa poin penting yang harus disertakan. Pertama, identitas kedua belah pihak yang terlibat, yaitu karyawan yang menyerahkan pekerjaan dan karyawan yang menerima pekerjaan. 

Selain itu, surat tersebut juga harus memuat detail mengenai pekerjaan yang diserahkan, waktu dan tempat terjadinya serah terima, serta tanda tangan sebagai kesepakatan dari kedua belah pihak.

Dengan demikian, proses handover yang didokumentasikan melalui surat serah terima ini memastikan adanya transparansi, kelancaran, dan kontinuitas. Berikut adalah contoh handover pekerjaan yang bisa kamu jadikan referensi.

Demikian penjelasan mengenai apa itu handover pekerjaan, beserta tujuan dan prosedur pelaksanaannya. Sebagai kesimpulan, handover pekerjaan sangat perlu dilakukan agar karyawan pengganti tidak mengalami kendala dalam meneruskan pekerjaannya. Oleh karena itu, merekrut karyawan pengganti harus dilakukan dengan cermat dan terstruktur. 

Jika kamu mengalami kendala dalam pencarian karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan kamu, RecruitFirst siap menjadi solusi. Melalui layanan Executive Search, kami akan menemukan karyawan pengganti yang paling memenuhi kualifikasi posisi tersebut. Jadi, jangan ragu untuk menghubungi kami sekarang dan dapatkan karyawan yang berbakat dan berdedikasi tinggi untuk mendukung kesuksesan perusahaan kamu!

Baca juga: Panduan Lengkap Perencanaan SDM untuk Merealisasikan Visi Perusahaan