Pahami Ketentuan dan Contoh Surat Peringatan Karyawan

Surat peringatan (SP) karyawan adalah ultimatum tertulis yang dibuat perusahaan untuk karyawan yang melakukan pelanggaran. Misalnya, karyawan terbukti tidak masuk tanpa alasan dalam jangka panjang dan berturut-turut. Agar bisa membuat surat peringatan yang tepat, berikut adalah penjelasan mengenai ketentuan dan contoh surat peringatan karyawan yang perlu kamu perhatikan.

Baca Juga: 8 Langkah yang Perusahaan dapat Lakukan untuk Meningkatkan Komitmen Karyawan dalam Bekerja

Regulasi dan Ketentuan Surat Peringatan di Indonesia

Surat peringatan (SP) adalah surat yang bertujuan untuk memberikan peringatan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran terhadap aturan perusahaan. Sebagai informasi, perusahaan tidak bisa langsung memutuskan hubungan kerja dengan karyawan yang melanggar, melainkan harus melalui surat peringatan terlebih dahulu. Hal ini telah diatur dalam UU Cipta Kerja Pasal 151 Ayat 1.

Di samping itu, surat peringatan juga merupakan bentuk ketegasan dari perusahaan untuk memberikan efek jera pada karyawan agar tidak mengulangi kesalahannya dan menjadi contoh bagi karyawan lain. Surat peringatan (SP) memiliki masa berlaku, yaitu masing-masing 6 bulan, baik untuk SP1 , SP2, atau SP3.

Regulasi mengenai SP telah tercantum dalam UU No.13 Tahun 2003 Pasal 161 tentang Ketenagakerjaan. Aturan tersebut berbunyi, “Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.”

Namun, beberapa perusahaan tidak memberikan surat teguran karyawan secara berurutan. Misalnya, perusahaan sudah memberikan SP1 pada karyawan yang melakukan kesalahan. Namun, ketika karyawan tersebut melakukan pelanggaran lagi selama masa berlakunya SP1, perusahaan langsung memberikan SP3 alih-alih SP2.

Sebenarnya, tindakan tersebut tidak menyalahi aturan bila hal ini sesuai dengan kontrak kerja karyawan. Hal tersebut dijelaskan dalam UU Cipta Kerja Pasal 154A Ayat 1 huruf k. Jika karyawan mendapatkan SP3 dan PHK, perusahaan tetap wajib memberikan uang pesangon sesuai dengan UU No. 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja Pasal 156 Ayat 1.

Setiap perusahaan biasanya mempunyai prosedur pemberian surat peringatan karyawan yang berbeda. Perusahaan dapat menentukan jenis pelanggaran yang akan dikenai SP dan sanksi yang akan diberikan kepada karyawan.

Baca juga: 7 Cara Membuat Kontrak Kerja Karyawan yang Benar

Format Surat Peringatan Karyawan

Surat peringatan (SP) karyawan biasanya dikeluarkan jika karyawan melakukan kesalahan, seperti tidak masuk kantor tanpa keterangan, sering terlambat, tidak melaksanakan tugas sebagaimana mestinya, atau membocorkan rahasia perusahaan.

Surat peringatan karyawan termasuk dalam surat formal sehingga struktur atau formatnya perlu diperhatikan. Berikut adalah format contoh surat peringatan karyawan yang benar:

1. Kepala Surat

Bagian kepala surat berisi logo dan nama perusahaan dengan huruf kapital dan penulisannya rata tengah. Kemudian, di bawahnya harus tercantum alamat lengkap dan kontak perusahaan. Perusahaan juga harus menyertakan nomor surat sesuai dengan nomor surat yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

2. Isi Surat

Isi surat berisi tujuan dikeluarkannya SP, yang mana tidak lain adalah kesalahan yang dilakukan oleh karyawan. Di dalam surat tersebut juga harus tertera nama dan posisi karyawan secara jelas. Kemudian, sertakan juga sanksi atau hukuman yang diberikan kepada karyawan akibat pelanggaran yang dilakukan.

3. Penutup Surat

Bagian penutup surat berisi kalimat penutup yang sekaligus untuk mengingatkan karyawan agar tidak mengulangi kesalahan yang dibuat. Kemudian, di bawahnya dilengkapi dengan tempat dan tanggal dibuatnya surat serta nama dan jabatan pembuat surat.

Baca juga: Contoh Format Offering Letter yang Baik dan Profesional

Contoh Surat Peringatan Karyawan

Surat peringatan karyawan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk memberikan SP1, SP2, atau SP3 kepada karyawan yang melakukan pelanggaran. Lantas, bagaimana cara membuat surat peringatan karyawan yang benar? Ini dia contohnya.

1. Contoh Surat Peringatan Karyawan SP1

Berikut adalah contoh surat peringatan Karyawan tidak disiplin sehingga mendapatkan SP1 dari perusahaan.

2. Contoh Surat Peringatan Karyawan SP2

Berikut adalah contoh surat peringatan karyawan tahap kedua (SP2) yang diberikan ketika karyawan tidak mengindahkan peringatan dari perusahaan melalui SP1.

3. Contoh Surat Peringatan Karyawan SP3

Berikut adalah contoh surat peringatan karyawan tahap ketiga (SP3). Dikeluarkannya surat ini menandakan bahwa perusahaan tidak lagi bisa memberikan toleransi terhadap pelanggaran berulang yang dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan. Biasanya, SP3 disertai dengan pemberitahuan pemutusan hubungan kerja (PHK).

Ingin mengelola karyawan menjadi lebih mudah? Kamu bisa menggunakan aplikasi HRIS dari RecruitFirst. Dengan aplikasi ini, kamu bisa lebih praktis dalam mengelola kinerja karyawan melalui fitur formulir yang dapat dikonfigurasi dan ulasan 360.

Selain itu, perusahaanmu juga akan lebih mudah dalam mengatur penggajian, pembayaran instan, dan laporan. Ingin tahu lebih lanjut mengenai aplikasi HRIS dari RecruitFirst? Yuk, hubungi kami sekarang juga!

Baca juga: Pahami 5 Jenis Kontrak Kerja untuk Karyawan