Contoh Format Offering Letter yang Baik dan Profesional

RecruitFirst
Strategi Rekrutmen
04 Apr 2024
Contoh Format Offering Letter yang Baik dan Profesional

Offering letter bisa menjadi langkah pembuka untuk melakukan diskusi dengan kandidat pekerja yang dibutuhkan perusahaan. Maka dari itu, kamu perlu mengetahui contoh offering letter yang benar agar proses perekrutan karyawan bisa berjalan dengan lancar.

Perlu diketahui juga, offering letter dan kontrak kerja merupakan dua hal yang berbeda. Jadi, pastikan agar kamu tidak salah kirim. Buat kamu yang masih belum memahami mengenai offering letter, simak artikel ini sampai tuntas.

Apa itu Offering Letter?

Offering letter adalah surat penawaran yang diberikan oleh suatu perusahaan kepada kandidat pekerja yang mereka pilih. Pada umumnya, surat ini berisi rincian pekerjaan, gaji, tanggal mulai bekerja, dan berbagai fasilitas yang akan diterima kandidat.

Sifat dari surat ini juga tidak mengikat secara hukum. Kandidat pekerja bisa dengan bebas melakukan negosiasi kepada pihak perusahaan perihal isi offering letter yang diberikan. Biasanya, offering letter diberikan dalam bentuk surat, tapi ada juga yang diberikan secara lisan. 

Namun, untuk menghindari kesalahpahaman, disarankan untuk memberikan offering letter secara tertulis dalam bentuk surat. Apabila diperlukan, kamu juga bisa menambahkan hal tersebut ke dalam SOP rekrutmen agar bisa diterapkan secara optimal.

Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja

Terdapat beberapa perbedaan antara offering letter dan kontrak kerja. Dalam kontrak kerja, seluruh informasi diberikan secara mendetail dan jelas, mulai dari posisi yang akan dijabat hingga status pekerja. Sedangkan pada offering letter tidak sampai sedetail itu. Isi offering letter pada umumnya tidak memuat status pekerja, hanya menjelaskan seputar pekerjaan, gaji, hingga fasilitas yang didapat.

Selain itu, sifat dari kontrak kerja mengikat secara hukum. Berbeda dengan offering letter yang tidak mengikat kandidat pekerja secara hukum. Jadi, bisa disimpulkan bahwa menerima dan menandatangani offering letter tidak menjadikan seorang kandidat secara sah jadi bagian perusahaan. Seorang kandidat baru bisa disebut sah menjadi bagian perusahaan setelah ia selesai menandatangani kontrak kerja.

Format Isi Offering Letter 

Agar negosiasi antara kandidat dan perusahaan bisa berjalan dengan lancar, kamu perlu memperhatikan format isi dari offering letter yang diberikan. Berikut merupakan format yang bisa kamu gunakan sebagai referensi:

1. Kop Surat

Contoh offering letter yang baik adalah mencantumkan dengan jelas kop surat perusahaan. Kop surat terdiri dari logo perusahaan, nama perusahaan, kontak, dan alamat. Kop perusahaan penting untuk dicantumkan agar kandidat pekerja tahu perusahaan mana yang telah memberikan mereka offering letter. 

Selain itu, dengan menampilkan kop surat secara rapi dan jelas juga bisa memberikan kesan profesional kepada para kandidat. Dengan begitu, potensi kandidat tersebut untuk bergabung ke perusahaan kamu bisa meningkat.

Baca juga: 8 Cara Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja Untuk Perusahaan

2. Tanggal dan Kontak

Tanggal dan kontak merupakan hal yang tidak boleh kamu lupakan ketika membuat offering letter. Contoh offering letter yang bagus adalah mencantumkan tanggal, alamat, dan kontak dari kandidat pekerja yang perusahaan inginkan. 

Dengan begitu, kandidat bisa yakin kalau surat tersebut benar-benar ditujukan kepadanya. Selain itu, dengan mencantumkan tanggal dan kontak kandidat juga bisa memberikan kesan bahwa perusahaan menghormati kandidat tersebut.

3. Pembuka

Di awal pembuka, kamu bisa memberikan salam kepada kandidat pekerja. Berikan kesan yang kuat bahwa perusahaan sangat menghargai dan menghormati kandidat tersebut. Setelah itu, kamu bisa menjelaskan tujuan dari surat ini adalah untuk memberikan penawaran kepada mereka.

Contoh offering letter yang baik adalah memberikan ucapan terima kasih serta sanjungan kepada kandidat karena sudah menunjukkan potensi serta kemampuan yang terbaik. Dengan begitu, para kandidat akan termotivasi untuk bergabung ke perusahaan kamu.

4. Rincian Pekerjaan

Rincian pekerjaan perlu dijelaskan secara detail dalam offering letter agar kandidat bisa mengetahui pekerjaan apa yang akan mereka terima nantinya. Contoh offering letter yang baik adalah memberikan rincian job desc dan jam kerja secara transparan dan mendetail agar tidak ada kesalahpahaman di kemudian hari.

5. Gaji dan Fasilitas

Dalam contoh offering letter yang tepat, gaji dan fasilitas harus dicantumkan secara jelas. Kandidat berhak untuk mengetahui gaji dan fasilitas apa saja yang bisa mereka peroleh jika bergabung dengan perusahaanmu. Pada bagian ini, kamu harus terbuka kepada para kandidat apabila mereka menginginkan diskusi lebih lanjut.

Baca juga: Semua yang Perlu Kamu Ketahui tentang Behavioral Interview!

6. Penutup

Setelah mencantumkan beberapa bagian di atas, kamu bisa menutup offering letter ini dengan ucapan terima kasih. Contoh offering letter yang baik adalah mencantumkan kontak serta tanda tangan dari perwakilan perusahaan. Dengan begitu, kandidat bisa langsung menghubungi kontak yang sudah tertera apabila ingin melakukan konfirmasi atau negosiasi.

Contoh Offering Letter

Nah, setelah memahami format offering letter di atas, kini kamu sudah siap untuk membuat offering letter. Buat kamu yang masih bingung, kamu bisa menggunakan contoh offering letter berikut ini sebagai referensi.

(Kop Surat)

Sidoarjo, 27 Maret 2024

Yth. Sdr. (Nama Kandidat)

Sebelumnya, kami ucapkan selamat kepada (Nama Kandidat) karena Anda dinyatakan lolos tahap akhir rekrutmen. Kami terkesan dengan kemampuan yang Anda tunjukkan selama proses rekrutmen berlangsung. Di sini, kami menawarkan pekerjaan pada posisi sebagai (Nama Posisi) dengan ketentuan sebagai berikut:

Lokasi Penempatan: …………..

Tanggal Mulai Kerja: …………..

Jam Kerja: …………..

Rincian Pekerjaan: 

  • ……….
  • ……….
  • ……….

Gaji Pokok: …………..

Uang Makan + Transport: …………..

Fasilitas: …………..

Dimohon untuk melakukan konfirmasi dalam kurun waktu 2 minggu. Apabila ada pertanyaan, Anda bisa langsung menghubungi kami melalui email: hrdrekrutmen@inc.co.id atau telepon: 0819 1234 5678. Sekian, terima kasih untuk perhatiannya.

Hormat kami,

(Jabatan Perwakilan Perusahaan)

(TTD Perwakilan Perusahaan)

(Nama Perwakilan )

Itulah beberapa informasi tentang contoh offering letter yang perlu kamu ketahui. Buat kamu yang membutuhkan kandidat hebat untuk bekerja di perusahaanmu, kamu bisa mengandalkan RecruitFirst.

Dengan layanan outsourcing yang ditawarkan oleh RecruitFirst, perusahaan kamu bisa lebih fokus pada inti bisnis tanpa mengkhawatirkan tugas administrasi serta manajerial rekrutmen. Jadi, jangan ragu lagi, segera hubungi kami untuk informasi lebih lanjut mengenai layanan ini.

Ayo, wujudkan tujuan bisnis perusahaanmu dengan SDM berkualitas bersama dengan RecruitFirst!

Baca juga: Apa Itu Focus Group Discussion: Tips Jitu Rekrutmen Sukses!

Author

Debby Lim

As the practice leader of RecruitFirst Indonesia, Debby brings to the table over 13 years of industry experience.