Panduan Lengkap Cara Membuat Key Performance Indicator dengan Tepat

Istilah KPI atau Key Performance Indicator sudah pasti harus dipahami oleh setiap orang yang bekerja di dalam perusahaan atau organisasi. Namun, meski banyak orang sudah memahaminya, tidak semua orang sudah mengetahui cara membuat Key Performance Indicator yang tepat.

Key Performance Indicator (KPI) adalah salah satu alat penting dalam manajemen bisnis yang digunakan untuk mengukur dan mengevaluasi keberhasilan suatu perusahaan atau organisasi dalam mencapai tujuan mereka. Dengan memiliki KPI yang tepat, perusahaan dapat memantau kinerja mereka, mengidentifikasi kelemahan dan peluang, serta membuat keputusan strategis yang lebih baik. 

Melalui artikel ini, kamu akan mempelajari cara membuat Key Performance Indicator yang efektif dan relevan untuk perusahaan. Namun sebelum itu, kamu harus mengetahui apa yang dimaksud dengan Key Performance Indicator dan apa saja aspek-aspek yang memengaruhinya terlebih dahulu. Mari simak selengkapnya di bawah inI!

Apa Itu Key Performance Indicator (KPI)?

Key Performance Indicator, atau yang sering disingkat menjadi KPI, merupakan sebuah metrik atau ukuran yang digunakan untuk menilai pencapaian tujuan bisnis dan mengukur kinerja karyawan, organisasi, atau tim dalam mencapai target jangka waktu tertentu yang telah ditetapkan. KPI dapat berbeda-beda untuk setiap perusahaan, tergantung pada tujuan bisnis yang ingin dicapai dan strategi yang digunakan.

Baca Juga: Perbedaan KPI dan OKR dalam Mengukur Kinerja Perusahaan

Aspek-Aspek Key Performance Indicator yang Harus Dipahami

Key Performance Indicator (KPI) bisa sangat memengaruhi performa baik organisasi atau talenta. Oleh karena itu, pembuatan baik KPI karyawan atau perusahaan harus kamu rencanakan dengan matang-matang.

Sebelum membuat Key Performance Indicator (KPI), penting untuk memahami aspek-aspek yang harus ada dalam sebuah KPI yang efektif. Perusahaan dapat menerapkan lima aspek SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-Bound) untuk membantu membuat KPI yang efektif.

1. Specific (Spesifik)

Specific mengacu pada kejelasan dan fokus KPI yang ditetapkan. Artinya, KPI haruslah dirumuskan secara spesifik untuk menggambarkan dengan jelas apa yang ingin dicapai. Penggunaan kalimat yang spesifik membantu menghindari ambiguitas dan memastikan semua pihak memahami tujuan yang ingin dicapai. Sebagai contoh, daripada menggunakan KPI generik seperti “meningkatkan penjualan,” lebih baik menggunakan KPI yang spesifik seperti “meningkatkan penjualan produk X sebesar 15% dalam tiga bulan ke depan.”

2. Measurable (Terukur)

Measurable berfokus pada kemampuan untuk mengukur dan mendapatkan data yang relevan terkait KPI yang ditetapkan. Artinya, KPI harus memiliki metrik yang dapat diukur secara objektif. Dengan memiliki data yang dapat diukur, perusahaan dapat melacak kemajuan, mengidentifikasi tren, dan melakukan perbandingan untuk mengevaluasi pencapaian KPI. Sebagai contoh, jika KPI yang ditetapkan adalah “meningkatkan kepuasan pelanggan,” perusahaan dapat menggunakan metrik seperti skor survei pelanggan, tingkat retensi pelanggan, atau jumlah keluhan yang diterima.

3. Achievable (Dapat Dicapai)

Achievable menekankan pentingnya menetapkan KPI yang realistis dan dapat dicapai. Artinya, KPI yang ditetapkan harus sesuai dengan sumber daya yang tersedia dan kemampuan perusahaan. Menetapkan target yang terlalu tinggi atau tidak realistis dapat mengurangi motivasi dan bahkan mengarah pada kegagalan. Sebaliknya, menetapkan target yang dapat dicapai mendorong tim untuk bekerja dengan lebih fokus dan termotivasi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Baca Juga: 8 Faktor Yang Mempengaruhi Kinerja Karyawan

4. Relevant (Relevan)

Relevant berhubungan dengan keterkaitan KPI dengan tujuan strategis perusahaan. Artinya, KPI haruslah relevan dengan visi dan misi perusahaan serta mendukung pencapaian tujuan jangka panjang. Memastikan KPI yang relevan dapat membantu perusahaan dalam mengalokasikan sumber daya dengan bijaksana dan memprioritaskan upaya yang paling penting untuk mencapai kesuksesan. Sebagai contoh, jika tujuan perusahaan adalah “meningkatkan profitabilitas”, maka KPI yang relevan dapat berfokus pada margin keuntungan atau efisiensi biaya.

5. Time-Bound (Batas Waktu)

Time-Bound menekankan pentingnya menetapkan tenggat waktu yang jelas untuk mencapai KPI. Tenggat waktu dapat memberikan batasan waktu yang spesifik serta mendorong fokus dan tanggung jawab. Dengan memiliki batas waktu yang jelas, perusahaan dapat memantau kemajuan KPI secara teratur, melakukan penyesuaian jika diperlukan, dan memastikan bahwa pencapaian tujuan terjadi dalam waktu yang ditentukan. Sebagai contoh, jika KPI yang diterapkan adalah “meningkatkan pangsa pasar”, perusahaan dapat menetapkan target untuk mencapai peningkatan pangsa pasar sebesar 10% dalam 6 bulan.

Bagaimana Cara Menyusun Key Performance Indicator (KPI) yang Tepat Guna?

Membuat Key Performance Indicator (KPI) yang efektif merupakan langkah penting dalam mengukur kinerja dan mencapai tujuan perusahaan. Berikut adalah beberapa poin penting yang harus dipertimbangkan:

1. Identifikasi dan Pahami Tujuan Strategis Organisasi

Langkah pertama dalam membuat KPI yang efektif adalah dengan mengidentifikasi dan memahami tujuan strategis organisasi. Perusahaan perlu memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang ingin dicapai oleh organisasi dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Tujuan ini haruslah terkait dengan misi, visi, dan nilai-nilai organisasi. Dengan memahami tujuan strategis, perusahaan dapat menentukan KPI yang relevan dan sesuai dengan arah yang diinginkan.

2. Tentukan Indikator Kinerja Utama

Setelah memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan strategis, langkah selanjutnya adalah menentukan indikator kinerja utama yang akan digunakan untuk mengukur kemajuan menuju tujuan tersebut. Indikator kinerja utama adalah metrik atau parameter yang akan menjadi fokus utama dalam mengukur kinerja organisasi. Misalnya, jika tujuan strategis organisasi adalah meningkatkan pangsa pasar, maka indikator kinerja utama yang relevan bisa menjadi peningkatan persentase pangsa pasar atau jumlah pelanggan baru yang berhasil ditambahkan.

3. Pastikan Indikator Kinerja Utama Bersifat Spesifik dan Terukur

Indikator kinerja utama yang efektif haruslah bersifat spesifik dan terukur. Artinya, indikator tersebut haruslah jelas dan dapat diukur dengan menggunakan data yang tersedia. Sebagai contoh jika perusahaan ingin mengukur efisiensi operasional, indikator seperti persentase peningkatan produktivitas atau persentase pengurangan biaya operasional dapat menjadi pilihan yang tepat. Dengan memiliki indikator yang spesifik dan terukur, perusahaan dapat dengan mudah melacak dan mengukur kemajuan yang telah dicapai.

4. Tetapkan Target yang Ambisius tetapi Realistis

Setelah menentukan indikator kinerja utama, langkah selanjutnya adalah menetapkan target yang akan dicapai. Target ini haruslah ambisius tetapi tetap realistis. Target yang ambisius akan mendorong organisasi untuk bekerja lebih keras dalam mencapai tujuan mereka. Namun, perusahaan juga harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti sumber daya yang tersedia dan keterbatasan lainnya. Tetapkan target yang dapat dicapai dengan kondisi yang ada agar tetap memotivasi tim dan menghindari kekecewaan yang tidak perlu.

5. Tetapkan Frekuensi Pemantauan dan Evaluasi

Pemantauan dan evaluasi secara teratur sangat penting dalam menjaga keefektifan KPI. Perusahaan perlu menentukan frekuensi pemantauan dan evaluasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Sebagai contoh, perusahaan bisa memilih untuk melakukan evaluasi bulanan atau per kuartal, tergantung pada kompleksitas dan waktu yang diperlukan dalam mencapai tujuan. Dalam proses pemantauan dan evaluasi, pastikan untuk mengumpulkan data yang relevan, menganalisisnya, dan membuat laporan yang memberikan gambaran yang jelas tentang kemajuan yang telah dicapai.

6. Komunikasikan KPI kepada Seluruh Tim

Penting untuk mengomunikasikan KPI kepada seluruh tim atau individu yang terlibat. Sampaikan secara jelas dan terbuka mengenai apa yang ingin dicapai dan bagaimana hal itu akan diukur. Pastikan semua anggota tim memahami KPI dan mengerti peran serta tanggung jawab mereka dalam mencapainya. Komunikasi yang efektif akan membantu memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama dan bergerak dalam arah yang sama untuk mencapai tujuan.

Baca Juga: 9 Key Performance Indicator bagi HRD yang Bisa Diterapkan

7. Berikan Umpan Balik dan Dorongan

Selama proses pencapaian KPI, berikan umpan balik yang konstruktif dan dorongan kepada individu atau tim yang terlibat. Berikan pengakuan terhadap pencapaian yang telah dicapai dan bantu mereka dalam mengatasi hambatan yang mungkin terjadi. Dorong mereka untuk terus meningkatkan kinerja mereka dan memberikan kontribusi yang lebih baik untuk mencapai tujuan organisasi.

8. Evaluasi dan Tinjau Kembali KPI Secara Berkala

Terakhir, penting untuk secara berkala mengevaluasi dan meninjau kembali KPI yang telah ditetapkan. Perubahan lingkungan bisnis atau tujuan organisasi yang berkembang dapat memengaruhi keefektifan KPI yang ada. Tinjau kembali KPI secara berkala untuk memastikan bahwa mereka masih relevan dan memberikan wawasan yang berharga dalam mengukur kinerja organisasi.

Contoh KPI yang Perusahaan Kamu Dapat Terapkan

KPI, baik untuk individu, tim, atau organisasi, akan berbeda dari satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Untuk membantu kamu menentukan indikator yang tepat untuk perusahaanmu, berikut adalah beberapa contoh KPI yang dapat perusahaan kamu dapat terapkan:

1. KPI Individu

KPI untuk individu merupakan metrik yang dapat membantu perusahaan untuk mengukur kinerja karyawan atau talentanya. Metrik KPI individu umumnya berisikan hal yang berkaitan dengan pekerjaan sehari-hari, seperti kualitas, kuantitas, ketepatan waktu, dan biaya.

Misalnya, KPI untuk seorang sales dapat berisikan jumlah klien yang didapatkan (kuantitas) dan tingkat kepuasan klien yang karyawan tersebut pegang (kualitas).

Contohnya lagi, KPI untuk seorang layanan pelanggan dapat berisikan jumlah pelanggan yang Ia handle (kuantitas), tingkat kepuasan pelanggan atas layanan yang diberikan (kualitas), dan seberapa cepat Ia dapat menyelesaikan keluhan pelanggan (ketepatan waktu).

2. KPI Organisasi

Berbeda dengan KPI indvidu yang mencerminkan kegiatan atau operasional perusahaan sehari-hari, KPI untuk organisasi umumnya mencerminkan kinerja perusahaan dari sisi yang lebih strategis atau manajerial. KPI untuk organisasi bisa berupa peningkatan pendapatan, penambahan jumlah klien, tingkat keselamatan kerja karyawan, kepuasan karyawan dan pelanggan, serta elemen strategis lainnya.

Ingin baca artikel-artikel lainnya yang berkaitan dengan dunia kerja? Yuk, langsung saja telusuri blog dari RecruitFirst karena ada banyak sekali kategori artikel yang bisa kamu telusuri, mulai dari tips mencari kerja hingga saran yang dibutuhkan yang berhubungan dengan karier dan dunia profesional. Jadi, kamu bisa banget nih mempersiapkan diri supaya bisa mendapatkan peluang karier yang lebih baik. Ayo jelajahi artikel lainnya di sini!