Background Check Karyawan, Ini Tujuan dan Cara Melakukannya
Background check karyawan adalah tahapan yang kerap dilakukan oleh tim rekrutmen untuk verifikasi data dalam surat lamaran atau curriculum vitae calon kandidat. Beberapa hal yang biasanya masuk dalam prosedur background check adalah catatan kriminal, riwayat kesehatan, riwayat pekerjaan, riwayat pendidikan, dan lain-lain.
Penasaran apa tujuan background check karyawan dan bagaimana cara melakukannya? Yuk, simak pembahasannya dalam artikel di bawah ini!
Baca Juga: Pengertian Karyawan Magang beserta Manfaatnya Bagi Perusahaan dan Aturannya
Apa itu Background Check Karyawan?
Background check adalah langkah yang dapat dilakukan oleh HR atau tim rekrutmen untuk menguatkan proses seleksi calon karyawan baru. Dengan begitu, tim rekrutmen dapat memastikan calon kandidat sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan tidak berisiko menimbulkan masalah di masa mendatang.
Background check termasuk prosedur rekrutmen yang penting dilakukan, terutama pada bidang pekerjaan yang mengelola data-data penting, seperti layanan keuangan, perbankan, dan lain sebagainya.
Tujuan Background Check Karyawan
Pada dasarnya, background check karyawan dapat membantu mengungkap fakta-fakta tersembunyi yang berisiko menjadi masalah di masa depan. Melalui prosedur ini, tim rekrutmen bisa mendapatkan informasi yang komprehensif mengenai calon karyawan yang akan dipekerjakan.
Di samping itu, beberapa tujuan background check dalam prosedur rekrutmen adalah sebagai berikut:
- Mencari tahu alasan calon kandidat meninggalkan posisi sebelumnya.
- Memperoleh informasi yang akurat terkait dengan identitas calon kandidat.
- Mengetahui pencapaian dan kesulitan yang dihadapi oleh calon kandidat di perusahaan sebelumnya.
- Menjadi upaya mitigasi calon karyawan yang berpotensi membahayakan data rahasia perusahaan.
- Memastikan calon karyawan tidak memiliki catatan buruk dalam database lembaga pemerintah.
- Memastikan latar belakang pendidikan serta pengalamanan yang dimiliki calon karyawan benar adanya, tidak dibuat-buat.
Baca juga: End to End Recruitment: Pengertian dan Tahapannya
Cara Melakukan Background Check Karyawan
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh HR atau tim rekrutmen sebelum melakukan background check karyawan. Beberapa hal tersebut, di antaranya sebagai berikut:
1. Menginformasikan Calon Kandidat
Cara melakukan background check karyawan yang pertama adalah menginformasikan calon kandidat terlebih dahulu. Pasalnya, kandidat memiliki hak untuk mengetahui prosedur tersebut dan tim rekrutmen harus mendapatkan persetujuan dari calon karyawan sebelum melakukan background check.
Tim rekrutmen juga perlu mendokumentasikan tujuan dari background check dan memfotokopinya untuk dibagikan kepada calon karyawan secara langsung maupun melalui surel. Pastikan setiap calon karyawan sudah menerima dokumen tersebut dan menandatanganinya.
2. Memeriksa Informasi Latar Belakang Calon Karyawan
Setelah mendapatkan persetujuan dari calon kandidat, kamu bisa melanjutkan prosedur background check secara menyeluruh. Adapun beberapa contoh background check karyawan yang perlu dikonfirmasi oleh tim rekrutmen adalah sebagai berikut:
- Catatan kriminal: Tim rekrutmen perlu memeriksa apakah kandidat pernah melakukan tindak kejahatan, seperti pelecehan seksual, kekerasan, penggelapan dana, penipuan, dan lain sebagainya. Penting pula untuk mempertimbangkan jenis pelanggaran yang dilakukan, rentang waktu, serta hukuman yang didapatkan oleh calon kandidat.
- Riwayat pekerjaan: Informasi ini juga perlu di-cross check oleh tim rekrutmen untuk mengetahui pekerjaan apa saja yang sudah dilakukan kandidat di perusahaan sebelumnya dan bagaimana kontribusinya.
- Riwayat pendidikan: Pemeriksaan riwayat pendidikan bisa membantu tim rekrutmen untuk mengetahui kemampuan calon kandidat dari segi akademis. Tim rekrutmen biasanya dapat memverifikasi jurusan, gelar, dan performa akademik calon karyawan.
- Riwayat kesehatan: Pemeriksaan kesehatan ini umumnya meliputi tes narkoba untuk memastikan calon kandidat bersih dari pengaruh obat terlarang yang bisa memengaruhi performa kerja.
- Reference check: Tim rekrutmen juga bisa meminta calon kandidat untuk memberikan kontak seseorang yang bisa dijadikan sebagai referensi. Orang-orang yang kerap dijadikan sebagai referensi dalam background check karyawan adalah rekan kerja, team leader, supervisor, dan sebagainya.
- Pemeriksaan kredit: Hal ini dapat dilakukan untuk mengetahui apakah kondisi keuangan calon kandidat dalam keadaan sehat. Sebab, jika kondisinya tidak baik, maka berpotensi menimbulkan masalah di masa mendatang, seperti menggunakan pinjaman online dengan memanfaatkan informasi perusahaan.
- Jejak digital dan media sosial: Kini, jejak digital dan media sosial juga bisa menjadi salah satu aspek yang perlu diperhatikan dalam background check karyawan. Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah calon kandidat bertanggung jawab terhadap perilakunya dalam menggunakan media sosial.
Baca juga: 7 Perbedaan Karyawan Kontrak dan Tetap dari Berbagai Aspek
3. Membuat Laporan Evaluasi
Setelah melakukan pemeriksaan latar belakang karyawan, tim rekrutmen bisa melakukan peninjauan kembali dan membuat laporan evaluasi untuk merangkum hasil verifikasi setiap calon kandidat.
Laporan ini nantinya dapat memudahkan tim rekrutmen untuk membuat penilaian terkait calon kandidat secara keseluruhan.
4. Membuat Keputusan
Terakhir, kamu bisa segera membuat keputusan bersama tim HR untuk menentukan apakah calon kandidat layak lanjut ke tahap berikutnya. Jika tidak, HR perusahaan nantinya bisa menyampaikan alasan kandidat tidak sesuai dengan kualifikasi. Sebaiknya, berikan kesempatan kepada calon kandidat untuk meluruskan informasi yang ditemukan tidak akurat, jika ada.
Pada intinya, background check merupakan prosedur yang dapat dilakukan untuk membantu tim rekrutmen dalam memastikan kecocokan calon karyawan bagi perusahaan. Di samping itu, kalau kamu membutuhkan bantuan dalam mencari karyawan yang bertalenta dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, tak ada salahnya untuk bekerja sama dengan RecruitFirst.
RecruitFirst bisa membantumu untuk menemukan calon karyawan melalui berbagai prosedur, termasuk penilaian proses rekrutmen, negosiasi kontrak, onboarding dan offboarding, hingga sistem penggajian. Yuk, segera hubungi RecruitFirst untuk memudahkan proses rekrutmen karyawan di perusahaanmu.
