Apa itu ATS (Applicant Tracking System) dan Manfaatnya dalam Mencari Talenta yang Tepat

Tidak jarang kamu dihadapkan pada banyaknya CV dan surat lamaran yang masuk ketika mengadakan rekrutmen terbuka. Alhasil, kamu membutuhkan waktu yang tidak sedikit untuk menyeleksi lamaran tersebut. Solusinya, kamu harus menggunakan Applicant Tracking System atau yang dikenal sebagai ATS. Sudahkah kamu mengenal apa itu ATS serta manfaatnya dalam proses rekrutmen?

RecruitFirst akan mengulas lengkap sistem pelacakan lamaran serta manfaatnya dalam rekrutmen kamu. Baca terus artikelnya sampai selesai!

Apa Itu ATS?

Applicant Tracking System (ATS) sistem yang dirancang khusus untuk menyederhanakan proses rekrutmen. ATS adalah teman setia tim HR ketika menghadapi banyaknya lamaran yang masuk sehingga kamu bisa menyaring dan menyortir CV secara otomatis.

ATS adalah solusi yang bisa mengotomatiskan proses pencarian, penilaian, dan seleksi kandidat. Penggunaan ATS tidak terbatas pada menyortir CV. Kamu juga bisa mengelola data pelamar, melacak status lamaran, sampai analisis data supaya bisa mengambil keputusan yang baik.

Bagaimana ATS Bekerja?

Perlu diketahui bahwa ATS merupakan teknologi yang dirancang dengan kecerdasan buatan atau Artificial Intelligence (AI). Ketika pelamar mengirimkan CV, sistem pelacakan pada ATS memindai dokumen yang masuk. Berbekal algoritma, ATS menganalisis setiap detail dalam CV, mulai dari riwayat pendidikan, pengalaman kerja, hingga keterampilan yang dimiliki.

Sistem ATS tidak hanya menyeleksi berdasarkan kata kunci yang kamu atur, tetapi juga memahami konteks dan relevansi informasi yang ada di CV. Artinya, ATS bisa menilai sejauh mana kandidat memenuhi kriteria atau kebutuhan perusahaan. 

Alhasil, seleksi menjadi lebih akurat dan menghemat waktu. ATS juga memastikan keberlanjutan proses rekrutmen dengan menyimpan data pelamar di database untuk dilacak, dianalisis, dan menjadi laporan bagi tim HR untuk perencanaan strategis pada masa depan.

Manfaat ATS dalam Meningkatkan Efisiensi Proses Rekrutmen

Banyak sekali manfaat yang dirasakan dalam proses rekrutmen dengan menggunakan ATS. Apa saja? Berikut adalah deretan manfaat ATS yang bisa kamu rasakan.

1. Mengelola dan Menyimpan Data Pelamar dengan Mudah

Tanpa bantuan teknologi, menyeleksi tumpukan CV bisa menjadi hal yang menantang. Lain halnya jika menggunakan ATS, informasi dari setiap pelamar disusun secara terstruktur sehingga mudah diakses. Kamu bisa menyimpan data kandidat sehingga lebih mudah dalam memproses data untuk tahap seleksi berikutnya.

2. Meningkatkan Visibilitas Lowongan Pekerjaan

ATS juga memastikan agar lowongan kerja yang kamu posting mudah dilihat oleh banyak pencari kerja. Kesempatan untuk memperoleh kandidat berkualitas makin terbuka lebar, apalagi jika menggunakan ATS yang diintegrasikan dengan media sosial seperti LinkedIn.

3. Menyaring Pelamar dengan Cepat dan Akurat

Proses penyaringan pelamar jadi lebih efisien dan akurat karena ATS. Sistem ATS memindai CV secara otomatis, kemudian menyaring berdasarkan kriteria yang sudah kamu tentukan. Algoritmanya menganalisis setiap detail sehingga bisa memastikan hanya pelamar yang memenuhi syarat yang lolos ke seleksi berikutnya.

4. Meningkatkan Pengalaman Pelamar

ATS tidak hanya menguntungkan perusahaan, tapi juga kandidat. Fitur pengiriman feedback otomatis pada sistem ATS berguna untuk memberikan kabar mengenai kelanjutan kandidat dalam proses lamaran. Manfaat ini menghilangkan ketidakpastian yang sering dirasakan pelamar. Sebaliknya, mereka merasa dihargai dan diperlakukan dengan baik meski belum lolos tahap seleksi.

5. Meningkatkan Kesesuaian Kandidat dengan Posisi yang Dibutuhkan

Keberhasilan rekrutmen yang sejati tergantung pada kesesuaian kandidat dengan posisi yang dibutuhkan. ATS meningkatkan keberhasilan ini dengan melalui analisis mendalam terhadap kualifikasi dan pengalaman kerja pelamar. ATS juga memastikan agar setiap kandidat yang lolos tahap seleksi memiliki potensi yang relevan dengan tuntutan pekerjaan yang akan mereka emban nantinya.

6. Menyederhanakan Proses Seleksi

Proses seleksi menjadi lebih sederhana dan terstruktur berkat kehadiran ATS. Pemilihan kandidat untuk tahap wawancara atau tes seleksi lebih mudah karena informasi yang diperlukan sudah tersimpan. Kamu pun bisa melihat profil kandidat yang memenuhi kriteria sehingga bisa menghilangkan kebingungan dan memastikan agar setiap tahapan proses seleksi dilakukan dengan benar.

7. Menghemat Waktu dan Biaya

Proses rekrutmen manual sering memakan waktu yang tidak sedikit, mulai dari filtering lamaran hingga tahap wawancara. Hambatan ini bisa diselesaikan dengan kehadiran ATS. ATS mengotomatiskan semua proses sehingga waktu yang dikeluarkan lebih efektif. Selain itu, ATS juga bisa mengurangi biaya karena kamu tidak perlu merekrut lebih banyak tenaga untuk tugas-tugas yang bisa diselesaikan dengan sistem pelacakan ini.

8. Mempersingkat Jarak Antara Waktu Seleksi CV dan Wawancara

ATS secara otomatis mengidentifikasi kandidat potensial yang memenuhi kriteria sehingga kamu bisa langsung memproses mereka ke tahap berikutnya. Kamu pun lebih cepat mendapatkan talenta terbaik sebelum mereka resmi diterima di perusahaan lain.

9. Meningkatkan Pelacakan dan Pelaporan Status Lamaran

Informasi pelamar bisa dilacak dengan rinci melalui fitur pencarian yang ada di ATS. Selain itu, kamu juga bisa mengetahui status lamaran dengan cepat serta tahapan yang sudah dilalui oleh pelamar. Pelaporan yang lebih akurat dari sistem ATS berguna supaya kamu bisa memahami kondisi proses rekrutmen di perusahaaanmu serta melakukan evaluasi pada masa depan.

10. Meningkatkan Kolaborasi Antara HR dan Departemen Lainnya

Manfaat ini bisa kamu rasakan jika karyawan di departemen lain juga memiliki akses ke ATS. ATS meningkatkan kolaborasi dengan sistem data yang terpusat dan bisa diakses oleh seluruh anggota tim. 

Komunikasi pun berjalan efisien dan transparan, serta departemen yang kekosongan posisi bisa mendapatkan informasi mengenai status rekrutmen, kebutuhan SDM, dan proyeksi kebutuhan tenaga kerja pada masa depan.

Banyak sekali manfaat ATS untuk proses rekrutmen kamu, bukan? Selain menggunakan ATS, ada juga cara yang lebih mudah dalam merekrut karyawan, yaitu menggunakan jasa outsourcing dari RecruitFirst. Lewat jasa ini, kamu bisa mempercayakan seluruh proses rekrutmen karyawan bersama RecruitFirst, termasuk proses seleksi hingga onboarding. Tim yang terlibat dalam proses rekrutmen juga sudah terlatih sehingga bisa memahami kebutuhan perusahaanmu. Yuk, hubungi kami dan rasakan praktisnya merekrut karyawan baru bersama RecruitFirst!